BPMI – 10/03/2017 – 1

Plan

Présentation

1. Rédiger un courriel

On voit de tout dans les courriels, comme si cette forme de correspondance autorisait toutes les libertés. Je ne suis pas d’accord. Il est certain que la rapidité de la transmission fait souvent illusion au point de nous faire oublier les convenances. Voici donc quelques précisions qui me tiennent à cœur.

1.1 Respecter la confidentialité des adresses

Je considère l’adresse courriel d’une personne comme une information personnelle sujette à discrétion. Je m’interdis donc de la montrer à tout le monde comme on le voit hélas trop souvent encore dans le champ Cc ou Copie à des envois à de multiples destinataires. C’est de plus un problème de sécurité.

Je n’aime pas non plus les copies cachées. Elles sont trompeuses vis à vis des destinataires affichés qui reçoivent le message sans savoir qu’il est envoyé aussi à d’autres. C’est un manque de loyauté. J’explique, néanmoins, dans 4.124 Gérer ses adresses de messagerie, comment j’ai recours aux copies cachées dans certaines organisations.

1.2 Soigner l’objet ou le sujet du courriel

L’objet ou le sujet du courriel est un élément très important. Notez la confusion fréquente entre ces deux mots, objet et sujet, qui dans l’analyse grammaticale sont opposés par rapport au verbe. C’est significatif.

Mais comment charger cette information qui est facultative dans les correspondances privées ?

Je pense qu’il ne faut jamais la laisser vide, car dans une liste de messages, ça fait mauvais effet.

Si vous voulez parler d’une personne ou d’un groupe de personnes, d’un événement, d’un lieu, identifiez-les avec un mot ou deux et précisez aussi la date.

Si vous traitez un dossier ayant une référence, mettez-la en début d’objet ; votre correspondant appréciera.

À l’usage, vous verrez que dans une liste de messages, ces quelques informations sont très pertinentes.

L’objet ou le sujet du courriel n’est pas l’endroit pour le résumer. Mais précisément, c’est l’endroit idéal pour le référencer. C’est du reste comme une référence que cette information se présentera chez votre destinataire.

Le style du courriel

Rien ne vous dispense des formules rituelles que nous appelons tout simplement la politesse, qu’il suffit d’adapter au support.

Bonjour en tête, est suffisant ; son absence est cavalière.

À la fin du message et avant la signature, une formule de séparation, en toutes lettres est nécessaire. Cdt pour Cordialement me paraît stupide : on a l’impression que l’auteur a hâte d’en finir ; j’en suis flatté !

On oublie souvent que la politesse est un ensemble de règles qui sont d’abord des délimitations d’espace et de temps indiquant à ses interlocuteurs qu’on quitte son monde personnel pour se consacrer à eux. Le courriel, comme toute correspondance, n’échappe pas à cette règle élémentaire de savoir-vivre ensemble.

La signature

Signez votre courriel. Rien de plus désagréable qu’un courriel anonyme au prétexte que l’adresse de l’expéditeur suffit. C’est faux.

Rédigez une signature en texte simple, ou demandez à un spécialiste de l’HTML de la faire pour vous. Puis enregistrez-la dans votre logiciel de messagerie. Elle viendra automatiquement en fin de vos messages. Indiquez votre prénom et votre nom, votre adresse postale complète et vos coordonnées téléphoniques. Personnellement, je signe tous mes courriels avec mes initiales, et la signature qui apparaît sur tous mes courriels (enregistrée dans mon compte de messagerie) donne ensuite tous ces renseignements. Il m’est toujours possible de supprimer des éléments si je le souhaite pour des envois plus discrets.

S’adapter dans une succession de courriels

J’adopte pour le premier courriel d’une suite d’échanges, ce qu’on appelle un ton convenu et un plan classique : exposé, argumentation, conclusion. Pour les courriels suivants, j’adopte le style discussion ; c’est plus vivant et tout aussi précis.

2. Gérer les spams, chaînes et autres parasites

La règle est simple : isoler les spams avec un filtre automatique pour que dès réception, ils soient orientés ailleurs que dans la boîte d’entrée. Ce classement permet de vérifier de temps en temps qu’un message normal n’y a pas été ventilé par erreur pour le remettre, si vous le souhaitez dans le bon chemin.

Programmez votre dossier Spams (Indésirables, junks, etc. ) pour que les messages soient supprimés automatiquement au bout d’un certain nombre de jours correspondant au délai avec lequel vous vérifiez vos spams.

Concernant les chaînes, je les casse systématiquement. Il y a peut-être des gens bien intentionnés, mais c’est trop facile… Quand il s’agit de personnes que l’on connaît bien, il suffit de les en informer ; leurs envois cessent rapidement.

Pour les publicités qui arrivent sans possibilité de se désabonner, je réponds en le signalant, précisant que leur démarche est contraire à la Netiquette et qu’elle provoque l’effet inverse de celui recherché. En règle générale, les désabonnements fonctionnent bien ; ne pas hésiter à le faire.

3. Gérer ses courriels

Ce vaste sujet a fait (et fera encore) couler beaucoup d’encre. L’encombrement des boîtes de réception, la procrastination fréquente pour s’occuper des courriels qui s’amoncellent, l’absence, il faut le dire, de formation basique sur la messagerie électronique font que beaucoup de solutions sont proposées en dehors du sujet.

Cela me rappelle une pièce de théâtre d’entreprise que le réalisateur avait intitulée : Ne pas confondre changer le pansement et penser le changement ! La majorité des solutions changent le pansement, mais sans penser le changement.

Voilà ma méthode. Elle est comparable à celle que j’ai exposée dans 3. Système de fichiers : 3.3 Mettre en place sa nouvelle organisation.

3.1 Imaginer une procédure idéale

Je commence par imaginer en détail, avec ma psychologie, mes habitudes, mes lubies, ce que pourrait être la gestion idéale de mes courriels. Et plus précisément :

• quand je m’en occupe dans la journée,
• comment je dissocie les courriels à traiter tout de suite et ceux à traiter plus tard,
• comment j’associe les pièces jointes à ces décisions,
• comment conserver les courriels importants,
• etc.

J’ouvre une main courante, et en deux ou trois jours, j’inventorie toutes les précisions à formuler.

3.2 Décider de mettre en application cette procédure idéale

Cette décision trace sur la ligne temps, un avant et un après.

Elle se concrétise par l’ouverture d’un nouveau dossier, vierge, pour accueillir les courriels entrants ; si le logiciel de messagerie ne le permet pas, il suffit alors de déplacer tous les courriels de la boîte de réception dans un autre dossier, pour laisser celle-ci vierge de tout courriel.

Ce nouveau dossier est traité comme ma procédure idéale le prévoit.

Après quelques temps pour valider la procédure et modifier les détails, je peux passer à la troisième étape.

3.3 Nettoyer le passé

Il s’agit de vider l’ancienne boîte de réception en appliquant la procédure idéale. Je me donne un délai pour finir ce travail. J’en fais un petit peu chaque jour.

3.4 Quelques repères

Il existe un consensus sur certaines pratiques, à appliquer ou à éviter. En voici quelques-unes pour favoriser la description de votre procédure idéale.

Réserver un temps pour gérer sa messagerie

Ne consacrez à votre messagerie qu’un temps choisi, une ou plusieurs fois dans la journée ; ce qui veut dire : ne regardez pas votre messagerie sans arrêt tout au long de la journée. À l’usage, vous constaterez que vos messages sont traités tout aussi bien, et tout aussi rapidement.

Traiter immédiatement

Quand vous travaillez sur votre messagerie au temps choisi, traitez immédiatement tous les messages reçus. Cela signifie, suivant les cas :

• lire et détruire : le message n’a pas d’autre importance que celle d’être lu ; si vous devez prendre une note, marquer une tâche : faites-le immédiatement ; puis détruisez le message ;
• si vous pouvez dans le temps imparti à la gestion de vos courriels, donner une suite à un courriel ; faites-le immédiatement, puis détruisez le courriel ou classez-le ; il doit disparaître de la boîte de réception ;
• si la réponse ou le traitement demande du temps, que vous n’avez pas sur le moment (dédié à gérer votre messagerie), déplacez le message dans un dossier comme À traiter. Vous y reviendrez plus tard, quand ce sera le moment pour vous de vous occuper de cette affaire ; mais ce ne sera plus un problème de gestion de vos courriels ;

Gérer les suites

Il est fréquent que les messages se fassent suite : envoi, réponse, réponse à la réponse, etc.

Veillez à conserver toute la suite des échanges à la suite de votre message, c’est important pour vous et vos destinataires. Cela oblige à rester dans le sujet tant qu’on est dans la suite ; sinon, pour un autre sujet, n’hésitez pas à ouvrir une autre suite, ou un autre courriel.

Quand vous répondez à un message en le conservant dans votre réponse avec la suite des messages précédents, n’hésitez pas à supprimer le message initial (et éventuellement les autres messages faisant partie de la suite qui seraient encore présents dans votre messagerie). Ce ou ces messages sont dans votre réponse ; ils n’ont pas besoin de rester dans votre boîte de réception.

Si vous voulez ajouter un nouveau sujet en réponse à un message faisant partie d’une suite, faites une réponse à part de la première en conservant uniquement ce message, c’est-à-dire en supprimant tous les autres messages précédents qui y seraient attachés.

Pas de classement autre

Il est inutile de classer les courriels reçus pour mieux les traiter ensuite, dans des dossiers ou sous-dossiers de votre messagerie. En les classant, vous masquez le problème et vous vous compliquez la tâche.

Enregistrer les pièces jointes

Avant de détruire un message avec pièces jointes, ouvrez celles-ci ; Enregistrez sous… celles qui doivent être conservées. Normalement, vous avez un dossier qui est prêt à l’accueillir ; mais s’il n’existe pas, créez-le tout de suite.

Ces quelques repères devraient vous remettre en bons termes avec votre messagerie.

Informations complémentaires

Prolongements

Liens

3.3 Mettre en place sa nouvelle organisation

4.124 Gérer ses adresses de messagerie

Historique

10/03/2017 : création.