4.73 Rédiger le message à envoyer

BPMI – 4/02/2018 – 3

Plan de la fiche

1. Aperçu d’un message avec variables

2. Brouillon, modèle et message ordinaire

2.1 La rédaction initiale du message

2.2 Premier test

2.3 Analyse des résultats et corrections

3. Les expressions conditionnelles

Présentation

Cette fiche détaille la troisième étape d’un mailing avec Mail Merge : comment rédiger le message. Je reste dans l’optique d’un mailing comportant des variables (4.71 Définir quel type de mailing, mailing personnalisé dans l’adressage et la salutation). Le dernier paragraphe ouvrira des prolongements (expressions conditionnelles).

1. Aperçu d’un message avec variables

Un courriel présente deux parties :

  • Les lignes d’en-tête ;
  • Le message proprement dit, avec ses pièces jointes éventuelles.

Dans un mailing Mail Merge, n’importe quelle portion de texte dans les lignes de tête ou dans le message proprement dit, peut être remplacée par le contenu d’une variable.

Exemple pour le destinataire (ligne de tête : « à ») : {{Courriel}}.

Exemple, en début du message : {{Adressage}}.

Exemple pour une pièce jointe : {{Piece-jointe-x}}

Le nom d’une variable est posé entre deux accolades ouvrantes et deux accolades fermantes. Lors de l’envoi du message à un destinataire de la liste, l’information présente sur sa ligne dans la colonne Courriel remplacera {{Courriel }}. Il en sera de même pour toutes les autres variables.

Le remplacement se fait sur la correspondance stricte entre le nom de la variable posé et le titre de la colonne dans le tableau associé.

Le nombre de variables d’un message n’est pas limité. De même, la même variable peut être utilisée plusieurs fois dans le message.

Aucune modification du texte n’intervient lors de la transformation. En particulier, il est nécessaire de prévoir les espaces avant et après la variable.

Si le nom de la variable ne correspond pas au titre d’une colonne du tableau associé, elle est remplacée dans le message par Undefined. C’est pratique lors des tests. Il s’agit souvent d’une question de casse.

En revanche si le nom de la variable comprend des caractères interdits (notamment, des lettres accentuées), le message à partir de l’inclusion de cette variable ne sera pas transformé. Un nom de variable avec des caractères interdits n’est pas reconnu par Mail Merge.

2. Brouillon, modèle, message ordinaire

La mise au point du message nécessite de faire plusieurs essais. Comment revenir au message initial ? Comment le modifier ? Ce paragraphe dresse le cadre.

2.1 La rédaction initiale du message

La création d’un message en vue d’un mailing avec Mail Merge est identique à celle d’un message ordinaire. Dans Thunderbird, il suffit de choisir le compte expéditeur et de cliquer sur le bouton ◄ Écrire ►.

Les informations ou passages qui doivent être remplacés pour chaque destinataires par des contenus personnalisés sont formalisés avec les variables correspondantes.

Je remplis donc les lignes de tête, et je rédige mon message en remplaçant ce qui doit l’être par les variables correspondantes.

Si j’ai l’habitude de mettre une signature, je la laisse ou je la transforme.

2.2 Premier test

La rédaction du message terminée, je fais un premier test. Je garde la fenêtre de rédaction de mon message ouverte. Puis :

Dans le menu de la fenêtre de rédaction du message :

FichierMail Merge;

<[Mail Merge];

Message

source : CSV;

Mode de livraison : enregistrer comme brouillon;

CSV

Fichier ◄ Parcourir ► : je sélectionne le fichier des destinataires préparé à l’étape précédente.

Jeu de caractères : UTF-8;

Séparateur de champ : Tab;

Lot

Démarrer : 1

Arrêter : 3 (pour n’avoir les messages que des 3 premiers destinataires du tableau – à ajuster selon ses besoins);

▼ ◄ OK ►.

Le simple fait de lancer cette procédure avec ▼ ◄ OK ► à la fin, enregistre le message dans le sous-dossier Modèles du compte expéditeur.

Les trois (dans ma procédure) messages personnalisés sont enregistrés dans le sous-dossier Brouillons du même compte. Il est possible de les consulter et c’est ce que je fais ensuite pour contrôler le résultat de mon paramétrage.

Précision : le mode de livraison indiqué (enregistrer comme brouillon) n’envoie aucun message.

2.3 Analyse des résultats et corrections

Si aucun message n’est généré

La dénomination des colonnes en première ligne du tableau associé n’est pas correcte. Soit une colonne est vide, soit des lettres accentuées sont utilisées, soit deux colonnes ont le même intitulé.

Correction : je reprends le classeur, je corrige les anomalies et je régénère un nouveau CSV qui écrase le précédent, et je refais le test.

Si une variable n’est pas transformée

Une accolade ouvrante ou fermante est peut-être manquante, le nom de la variable a subi une faute de frappe ou ne correspond pas au titre d’une colonne du tableau associé.

Correction : je reprends le message en ▼▼ dessus dans le sous-dossier Modèles : il s’affiche comme un nouveau message en rédaction. Je fais les correction et je relance le test. Pour éviter les confusions, il sera préférable que je supprime les modèles périmés (en me référant à l’heure d’envoi).

Si tout semble bon

Je peux, si je le souhaite, lancer le test pour tous les destinataires en effaçant les deux zones dans ‡ Lot ‡ : Démarrer et Arrêter. Si l’échantillon n’est pas trop important, c’est le meilleur moyen de vérifier les messages personnalisés et leur intégration dans le message commun. 

3. Les expressions conditionnelles

Quand je suis à l’aise avec le manipulation des variables, je peux envisager l’utilisation des expressions conditionnelles. Alors qu’une variable ne comprend qu’un terme unique entre les doubles accolades, une expression conditionnelle comprend deux ou plusieurs termes séparés par un « | ».

La présentation du langage disponible est ici.

Je commence mon apprentissage par des expressions simples. Puis j’essaie de comprendre les subtilités des tests mettant en jeu des nombres ou du texte.

Les expressions conditionnelles sont particulièrement puissantes. Le problème, c’est qu’avec elles, le message d’origine ressemble à pas grand chose. Mais à l’usage, elles permettent une personnalisation extrêmement poussée.

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