3.3 Mettre en place sa nouvelle organisation

L’arborescence de vos dossiers que vous avez définie (chapitre 1) et votre manière de nommer les dossiers et les fichiers (chapitre 2) ne demandent qu’à s’exprimer concrètement dans votre disque dur. Ce chapitre va vous indiquer comment.

Il s’agit d’abord de préciser quand commence la mise en application de vos nouvelles méthodes, et ce qu’implique cette décision.

Ensuite, au moment d’enregistrer un nouveau fichier vous allez vous poser deux questions : où le mettre dans la structure, et comment le nommer.

Enfin, tôt ou tard, et le plus tôt sera le mieux, il vous faudra intégrer l’existant dans cette nouvelle structure : vaste opération de reclassement.

Pour vous éviter d’abandonner cette évolution ou de la mettre en péril, je me permettrai de préciser quelques risques bien connus des architectes de réorganisation des données informatiques.

Pour vous rassurer au seuil de cette aventure, sachez que paradoxalement, la conduite de cette étape est relativement simple, en regard de son résultat étonnant.

1. Décidez d’appliquer votre nouvelle organisation

Votre arborescence est décrite en détail ; votre charte de nommage des fichiers et des dossiers existe.

Vous allez commencer par prendre une décision qui marquera une rupture. Il y aura un avant et un après. Rupture culturelle sans aucun doute ; mais aussi rupture opérationnelle. Voici.

Vous allez isoler toutes vos informations existantes sur votre disque dur dans un dossier d’attente.

1.1 Isolez vos anciennes informations

Vous allez ouvrir dans votre dossier Documents, un dossier 0_A_reclasser. Et vous allez déplacer dans ce dossier tous les fichiers et tous les dossiers qui traînent dans Documents. Déplacer, c’est-à-dire couper-coller. Si vous avez d’autres dossiers ou fichiers ailleurs sur le disque qui vous concernent, déplacez-les aussi dans un sous-dossier de ce dossier 0_A_reclasser.

À la fin de cette opération, votre dossier Documents ne doit contenir que ce dossier 0_A_reclasser et nulle part ailleurs sur votre disque, il ne reste des informations vous concernant qui traînent.

1.2 Installez le squelette de votre arborescence

Maintenant que votre dossier Documents est nettoyé, vous allez y créer les dossiers de niveau 1 (c’est-à-dire au niveau de votre dossier Documents) et les sous-dossiers correspondants. Il est préférable de regrouper toutes ces opérations de création de dossiers dans une séquence de travail. C’est un type de travail particulier qui bénéficie des réflexes acquis par la répétition. De plus, il vous sera confortable de bénéficier d’un cadre minimum pour enregistrer vos nouveaux documents sans que la création des dossiers nécessaires vous coupe dans votre élan.

Ces ouvertures de dossier doivent être faites rapidement. Il n’est pas nécessaire, dans un premier temps, de vouloir créer tous les sous-dossiers de l’arborescence. Vous aurez toujours l’occasion de créer un dossier inexistant quand vous aurez besoin.

Vous créez aussi un dossier 9_Archives.

1.3 Maintenant, appliquez votre nouvelle organisation

Maintenant que toutes vos anciennes informations sont regroupées dans le dossier 0_A_reclasser et que vos dossiers principaux sont créés dans votre dossier Documents, vous devez changer votre manière de travailler : cette manière doit désormais être conforme à votre nouvelle organisation. Voyons en détails ce que cela signifie.

2. Enregistrez vos nouvelles informations dans la nouvelle organisation

Nous verrons plus bas comment vider le dossier 0_A_reclasser qui contient vos anciennes informations.

2.1 Tout nouveau fichier va directement dans son dossier définitif

Pour que votre nouvelle organisation se mette en place et dure dans le temps, vous devez impérativement respecter une règle élémentaire :

tout nouveau fichier doit désormais être enregistré immédiatement dans son dossier définitif.

Il existe de nombreux cas d’apparition de nouveaux fichiers : Enregistrer un nouveau document en traitement de texte ou un autre programme ; conserver une pièce jointe à un courriel ; télécharger un document ; récupérer une copie à partir d’un support externe ; récupérer l’image d’un scanner ; etc.

Tout fichier qui arrive dans votre système d’information doit être enregistré dans le dossier qui doit être le sien. En aucun cas vous ne pouvez poser un fichier en attente quelque part. Si ce dossier d’accueil n’existe pas, vous devez le créer immédiatement, en respectant les règles de construction de votre arborescence et votre charte de nommage.

2.2 Dans quel dossier destination ?

Comment savoir quand on enregistre un nouveau fichier, si son dossier d’accueil existe déjà ou s’il faut créer un dossier pour l’accueillir ?

Je pars, dans ma pratique journalière, d’une question simple : dans mon arborescence et les niveaux qui sont déjà définis, où doit venir, logiquement, mon nouveau fichier ?

Si le dossier terminal existe et convient parfaitement, c’est mon dossier d’accueil.

Si un dossier terminal existe, mais si son intitulé actuel est trop restrictif pour accueillir mon nouveau fichier, j’ai deux solutions : soit je crée un autre dossier terminal pour y poser mon fichier ; soit je renomme le dossier terminal existant pour qu’il accueille un plus grand éventail de fichiers, dont celui que je dois poser.

Si le dossier terminal n’existe pas, notamment quand le fichier concerne une nouveauté non prévue au moment de la dernière définition de mon arborescence, alors je le crée.

Si je dois créer un nouveau sous-dossier, l’analyse précédente m’indique dans quel dossier. Je nomme ce nouveau sous-dossier au mieux de son utilisation prévisible, sachant que je pourrai modifier cette désignation quand cette utilisation s’affinera au fil du temps. Je modifie éventuellement le nom du dossier qui l’accueille pour qu’il soit bien représentatif de son nouveau contenu.

Dans tous les cas, je modifie la description de mon arborescence pour qu’elle corresponde aux nouveautés.

Donc rien ne justifie que la création d’un dossier soit repoussée. Le choix d’un bon dossier (ou sa création s’il n’existe pas) font partie de l’opération d’enregistrement de ce nouveau fichier et ne doivent en aucun cas être reportée dans le temps.

En traitement de texte, j’utilise des documents standard comme modèle (notes, papier à en-tête, etc.). Ces documents me sont accessibles à partir de mon Bureau où ils sont présents en raccourcis, avec la propriété Lecture seule. Je peux en ouvrir un, mais pas le modifier (donc écrire dedans) tant qu’il n’est pas Enregistré sous… quelque part. De la sorte, je dois commencer mon travail par préciser le dossier qui l’accueillera.

3. Une maintenance régulière

Pour que votre organisation tienne la route dans la durée, la maintenance régulière est indispensable, surtout au début. Nous allons voir en quoi elle consiste.

Cette maintenance va vous permettre :

de supprimer tous les fichiers inutiles,
de reclasser éventuellement les fichiers qui doivent l’être, en créant les sous-dossiers nécessaires comme on l’a vu ci-dessus lors de l’enregistrement d’un nouveau document,
et enfin, de corriger les anomalies dans le nommage des dossiers ou des fichiers.

Cette opération, faite régulièrement, est rapide. Elle apporte un grand confort d’utilisation et une meilleure sécurité. Il faut choisir un moment où vous ne risquez pas d’être dérangé, et si possible comme un rituel, toujours le même jour et au même moment.

La méthode est simple : vous partez de la racine, et chaque fois que vous trouvez un dossier, vous l’ouvrez pour l’explorer. Vous travaillez avec l’explorateur du système ; c’est très simple.

Dans chaque dossier, vous vérifiez pour commencer s’il n’y a pas des dossiers ou des fichiers indésirables. Soit vous les supprimez, soit vous les déplacez. Je conseille de faire les suppressions de telle sorte que les dossiers ou fichiers supprimés se retrouvent dans la corbeille (suppression classique) au cas où il faudrait aller les récupérer. Pour les déplacer, je conseille d’ouvrir une seconde fenêtre Explorateur et de procéder par couper-coller. Vous coupez dans la première et vous collez dans la deuxième (en utilisant les raccourcis clavier). De cette façon, vous gardez le fil de votre balayage dans la première fenêtre (ce que le déplacement classique avec la souris d’une fenêtre à l’autre ne vous permet pas).

Ensuite, vous vérifiez, surtout pour les nouveaux dossiers ou les nouveaux fichiers, que la charte de nommage est bien respectée. Vous faites les corrections nécessaires.

C’est le moment aussi, au vu des nouveaux dossiers ouverts depuis la maintenance précédente, de compléter la description de votre arborescence. Ce travail fastidieux vous rendra de grands services ensuite. Il est important que la description de votre arborescence corresponde à l’arbre des dossiers de votre disque.

Je préconise cette maintenance toutes les semaines. Cela permet de se souvenir des dossiers créés dans la semaine pour leur prêter une attention particulière.

4. Reclassez l’antérieur dans votre nouvelle organisation

Dans le démarrage de votre nouvelle organisation, le plus important est d’enregistrer correctement vos nouveaux fichiers (§ 2). Vérifier et nettoyer vos nouveaux dossiers, surtout au départ, est aussi très important (§ 3). Mais il vous faut récupérer l’antérieur en attente dans ce dossier en tête de votre liste de niveau 1 : 0_A_reclasser.

Pour commencer le reclassement, vous faites une sauvegarde de ce dossier sur un support externe. De la sorte, si ensuite par une mauvaise manipulation vous détruisez un dossier ou un fichier, vous pourrez toujours le retrouver sur cette sauvegarde.

En préalable, vous pouvez vous obliger, chaque fois que vous consultez ou modifiez un fichier en attente, de le reclasser avant de travailler dessus. Cette méthode est intéressante car les fichiers les plus utilisés se trouveront rapidement dans la nouvelle arborescence.

Mais je vous conseille de planifier sur une période relativement courte (idéalement une semaine), des séances de travail pour vider ce dossier 0_A_reclasser. La période courte vous permet de garder en mémoire des détails qui vous seront utiles pour classer des éléments semblables au même endroit. Mais prévoyez des séances de deux heures maximum pour bénéficier d’un maximum de concentration.

Vous allez déplacer (couper – coller) chaque dossier (et même chaque fichier) :

soit dans l’arborescence pour les dossiers et fichiers historiques de l’année en cours ou pour les dossiers permanents en vigueur,
soit en archives pour les dossiers et fichiers permanents périmés ou pour les dossiers et fichiers historiques des années précédentes.

Pour les mises en archives, vous créez les sous-dossiers par année au fur et à mesure des besoins, et dans chaque année, vous décalquez l’arborescence en la simplifiant éventuellement, et en ajoutant des spécificités propres à l’année.

Lors de ce déplacement dans l’arborescence, il est logique de renommer le fichier ou le dossier pour qu’il respecte votre charte de nommage. Cette opération peut prendre du temps. À vous de juger le meilleur compromis entre harmonie des désignations et temps passé à le faire.

Pour les déplacements en archives, il n’est pas nécessaire de renommer les fichiers et les dossiers.

Renommer un fichier ou un dossier est très simple : quand l’élément est sélectionné (à l’occasion de son déplacement), [F2] permet de rentrer dans la fonction de renommage ; le nom du fichier est dans une zone de saisie, entièrement sélectionné. Profitez des astuces de la fiche 4.1 La saisie des informations.

Pour faciliter le déplacement des fichiers, j’utilise deux fenêtres comme indiqué plus haut. L’utilitaire WinMerge pour ceux qui le connaissent, facilite grandement ces opérations, permettant, en particulier, de gérer des groupes de fichiers ou de dossiers.

5. Encouragements

La récupération de l’antérieur dans la nouvelle organisation est le baptême du feu de cette organisation. Elle doit se confirmer face à la réalité de votre système. Il importe alors de garder en mémoire quelques repères :

Une organisation peut rarement être idéale du premier coup ; vous devez donc accepter un certain niveau d’imperfection, surtout au départ.
La première année est une période de rodage, tant dans la définition de l’arborescence que dans le nommage des fichiers. Il est important que vous notiez les problèmes rencontrés et la solution que vous leur avez apportée. Relisez vos notes en début de deuxième année pour installer une organisation modifiée qui tiendra compte de ces adaptations.
C’est l’archivage de la première année avec la nouvelle organisation, qui révélera les derniers besoins à satisfaire. Tant que cet archivage n’est pas fait, il sera prématuré de vouloir définir avec précision l’évolution de l’organisation.

En résumé :

1. Ouvrir les dossiers et sous-dossiers de la nouvelle arborescence.

2. Garder cette organisation au moins jusqu’à l’archivage de l’année pendant laquelle elle est mise en place ; s’adapter au mieux ; noter les problèmes et les solutions adoptées.

3. Archiver l’année initiale de la nouvelle organisation (voir le chapitre suivant).

4. Réorganiser ensuite, si nécessaire, l’arborescence des dossiers pour la mettre en conformité avec celle définie pour la deuxième année.

6. Lucidité : des risques à affronter

La réorganisation dont nous venons de suivre la mise en place est confrontée à deux risques majeurs : les dossiers Divers et la modification prématurée de la structure.

Fichier en attente de classement

Vous aurez nécessairement à faire face à des fichiers qui ne trouveront pas leur place dans la structure telle que vous l’avez imaginée. Ou bien, pressé par le temps, vous posez un fichier n’importe où, dans un dossier Divers créé pour cette occasion, remettant à plus tard l’application de la première condition : un classement immédiat et définitif.

Si effectivement vous videz ce dossier dans les plus brefs délais, le risque n’est pas important. Mais sachez que, dès que ce dossier Divers maléfique contiendra deux fichiers, vous êtes sur une pente savonneuse qui remettra en cause tout votre travail d’organisation, et ce sera bien dommage. Donc pour lutter contre ce risque, adoptez toujours la première règle : un classement immédiat définitif.

Correction prématurée de la structure

La nouvelle organisation a commencé à se mettre en place. Seulement, au bout de quelques mois, elle montre de telles insuffisances que des modifications importantes semblent nécessaires dans les premiers niveaux, remettant en cause l’équilibre initial de toute l’arborescence. Il se peut que votre réflexion (celle que nous avons décrite au chapitre 1) n’ait pas été suffisamment profonde. Auquel cas, il faut peut-être tout remettre à plat. Mais cette hypothèse est extrêmement rare.

Plus fréquemment, il apparaît que la nouvelle organisation vous révèle une nouvelle façon de considérer l’univers de vos informations. La rigueur dont vous avez fait preuve dans l’analyse de vos centre d’intérêt, vous donne un sentiment de puissance, et vous vous sentez capable de faire beaucoup mieux. Alors, vous reconstruisez votre structure sans attendre l’archivage de l’année en cours. Erreur funeste !

Vous êtes très certainement capable de faire mieux. Mais tant que vous n’aurez pas procédé à l’archivage de votre première année, vous n’aurez pas testé votre structure complètement. Et vouloir la modifier avant ce dernier test, c’est vous mettre en position d’avoir à la modifier de nouveau après l’archivage. Prenez votre mal en patience. Notez les améliorations que vous souhaitez en précisant bien pourquoi. Je vous garantis qu’après votre premier archivage, vous pourrez alors mettre au point une structure qui vous sera idéale.

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