BPMI – 12/01/2018 – 3
Plan de la fiche
1. Questions de vocabulaire
1.1 Courriel
1.2 Adresse courriel
2. Je construis mes courriels
2.1 Les lignes d’en-tête
2.2 Le message
2.3 Comment construire son courriel
3. Je rédige mon message
3.1 L’adressage
3.2 Le corps du message
3.3 La formule de politesse
3.4 La signature
3.5 Paramètres
4. Bonnes pratiques de courriels
4.1 Discrétion
4.2 Politesse
4.3 Suite de courriels
4.4 Chaînes de courriels
4.5 Spams et autres pourriels
4.6 Un minimum de sécurité
5. Gérer ses adresses de messagerie
5.1 Une adresse très personnelle
5.2 Une adresse tout-venant
5.3 Une adresse de couple
Présentation
À l’origine, les courriels étaient réservés aux échanges scientifiques. Quand internet s’est développé, les courriels ont fait fureur dans les entreprises. Le style était épuré au maximum. Les formules classiques de politesse réduites au strict minimum : « Hi ! » en tête pour dire bonjour, comme le font tous les américains. Et à la fin, un « Cdt » en français pour « cordialement » semblait suffire.
Le problème vient des particuliers qui ont utilisé les mêmes codes dans leurs échanges privés. La correspondance papier disparaît et avec elle, les usages civilisés. Cette fiche traduit ma position personnelle sur ces sujets.
1. Questions de vocabulaire
1.1 Courriel
Nos dirigeants français ont décrété que le mot courriel (qui nous vient de nos amis québécois, ayant contracté courrier et électronique) devait être utilisé dans deux sens : messagerie électronique et message électronique. Une circulaire inter-ministérielle impose ce terme aux administrations.
Mail est un mot anglais et nous n’avons aucune raison de l’employer dans notre langage courant. Mel ou Mél sont des abréviations dont l’usage est normalement très limité dans le même ordre d’idée que Tél pour téléphone, car habituellement, on ne parle pas par abréviations.
1.2 Adresse courriel
Dans les courriels, les adresses courriel peuvent prendre deux formes sans aucune contrainte pour choisir l’une ou l’autre :
La forme simple : untel@g.fr ; c’est l’adresse brute qui indique le compte (untel) dans un domaine (g.fr) gérant l’application de messagerie électronique d’internet.
La forme développée : UNTEL Lui et Elle <untel@geneses.fr> ; la première partie (UNTEL Lui et Elle) est un texte libre précisant à qui appartient l’adresse courriel ; l’adresse brute est mise à la suite entre « < » et « > » sans espaces à l’intérieur des « < » et « > ».
2. Je construis mes courriels
Mes parents m’ont appris à construire une lettre : Mon nom et mon adresse en haut à gauche, le lieu et la date en haut à droite, éventuellement l’adresse du destinataire pour qu’elle apparaisse dans la fenêtre de l’enveloppe ; plus bas, alignées sur la marge gauche : la référence, et plus bas l’adressage avec sa poésie des titres, complétés parfois de sentiments. Et en fin de texte, la formule de politesse, la bien-nommée, et la signature. Le cadre était fixé : la rédaction du texte pouvait s’exprimer en toute liberté.
2.1 Les lignes d’en-tête
Dans un courriel, il y a deux parties : les lignes d’en-tête et le message. Ces lignes sont identifiées par un code anglais dont la traduction française est aléatoire. Ce code est essentiel, car c’est lui qui organise la distribution, à l’exemple de l’adresse sur l’enveloppe d’un courrier postal, et en particulier du code postal distributeur.
From : (De : , Expéditeur : )
Cette ligne contient l’adresse courriel de l’expéditeur.
To : (À : , Destinataire : )
Cette ligne contient la ou les adresses courriel du ou des destinataires. En cas d’adresses multiples, on les sépare par un « ; ».
CC : ou cc : (Copie à : )
CC sont les initiales de carbon copy. Cette ligne contient la ou les adresses courriel des destinataires d’une copie. Elle est rédigée comme la ligne précédente.
La messagerie électronique d’internet permet donc de bien distinguer, aux niveau des destinataires, entre ceux à qui le message est destiné (destinataires primaires), et ceux à qui une copie est destinée (destinataires de copie). Tous les destinataires ont accès aux lignes de tête ; c’est à chacun de vérifier s’il est un destinataire primaire ou un destinataire de copie. Car le message est identique pour tous.
CCi : ou cci : (Copie cachée à : )
Les destinataires indiqués ici vont recevoir le message. Mais les autres destinataires (primaires ou de copie) ne le sauront pas car ils ne verront pas les destinataires inscrits sur cette ligne CCi.
Important : toutes les autres lignes d’en-tête vont voyager avec le message et seront lisibles par les destinataires. Cette ligne n’est utilisée qu’au départ, lors de l’envoi. Elle ne sera pas incorporée au message. C’est intéressant pour un point que je détaille plus bas (destinataires multiples réguliers).
Reply-To : (Répondre à : )
L’émetteur du message peut indiquer sur cette ligne l’adresse courriel pour la réponse éventuelle du destinataire. Une manière élégante d’indiquer une adresse différente de celle de l’expéditeur.
Subject : (Sujet : , Objet : )
Il s’agit ici d’un texte libre sensé préciser le sujet ou l’objet du message. Je note que les anglais utilisent le mot sujet. Le terme exact en français n’est pas fixé entre sujet et objet. Au pays de Descartes, c’est un paradoxe ! Personnellement, je préconise le terme Titre.
Autres lignes d’en-tête
La date et l’heure du message occupe la ligne Date.
La langue utilisée est précisée sur la ligne Content-language.
Le programme de messagerie utilisé par l’émetteur est précisé sur la ligne User-Agent.
Ces lignes sont ignorées, sans aucun problème, par les utilisateurs ordinaires.
2.2 Le message
Cette deuxième partie comprend le texte du message. Elle peut comprendre aussi un fichier complémentaire appelé Signature qui permet d’indiquer en clair aux destinataires, ses coordonnées, agrémentées parfois d’une photo ou d’une image.
À la suite du texte, viennent aussi les pièces jointes.
2.3 Comment construire son courriel
Je privilégie les adresses courriel développées
Il me revient de tenir mon carnet d’adresses courriel avec une certaine rigueur. Au moins sur deux points : l’identification et l’adresse courriel développée.
L’identification apparaît dans la liste de mes adresses. Je préconise de mettre le nom en premier, tout en majuscules, et le ou les prénoms à la suite en minuscules (initiales en majuscules, évidemment).
L’adresse courriel développée commencera par l’identification.
Cette harmonisation favorisera la recherche et une découverte plus directe des destinataires. Car la liste d’adresse est triée sur l’ensemble. Le nom étant posé en premier, les recherches en sont facilitées.
Je distingue destinataires primaires et destinataires de copie
Je rédige mon message en m’adressant aux destinataires primaires.
Si je considère que d’autres doivent être au courant de ce message (pour moi la règle est simple : ils sont cités dans le message), je les mets en copie.
Je refuse la copie cachée
Sauf rares exceptions, c’est un procédé hypocrite et réservé aux faibles.
Je soigne le titre
Pour rédiger le titre de mon courriel, je me mets dans la peau de mon destinataire. Il doit trouver ici l’essentiel pour m’identifier et savoir de quoi je veux parler. Je n’oublie pas non plus que mes destinataires ont un accès immédiat à ce titre dans la liste de leurs messages : il doit donc préciser ce qui les intéresse.
Ainsi, pour mon banquier, j’indique mon nom et mon numéro de compte ;
À une administration, un fournisseur, j’indique mon nom et ma référence ;
Pour convoquer à une réunion, j’indique l’objet de cette réunion en deux trois mots, sa date et son heure, et le lieu si nécessaire. De la sorte, les destinataires n’auront qu’à lire la liste de leurs messages pour retrouver date et heure.
3. Je rédige mon message
3.1 L’adressage
Commencer son message sans adressage est une muflerie. Les forums sérieux éduquent leurs correspondants à saluer leur destinataire avec au moins un « Bonjour, ». J’approuve cette attitude.
Le courriel permet une liberté d’expression plus rapide que le courriel manuscrit. Profitons-en dans les limites du bien-vivre ensemble.
L’adressage doit donner le ton du message. La formule de politesse à la fin lui fait écho.
Quand vous reconnaissez quelqu’un dans la rue, vous commencez par vous adresser à lui avec une formule : elle ouvre un espace de dialogue partagé, privé. Cet espace/temps sera terminé au moment de la séparation par une autre formule. Les courriels doivent suivre la même dynamique.
3.2 Le corps du message
J’écris normalement, sans abréviations. J’utilise les effets de caractères sans en abuser (italique, gras, souligné). Si mon logiciel de messagerie me le permet, j’utilise les sous-paragraphes, les listes à puces ou à numéros. J’évite les doubles sauts de lignes : chez le destinataires ils peuvent se traduire chacun par 3 ou 4 sauts de ligne…
3.3 La formule de politesse
J’en parle pour qu’elle ne soit pas oubliée.
3.4 La signature
Je conseille vivement d’utiliser un fichier Signature qui précise les coordonnées (postales et téléphoniques). Ce fichier se met en place quand je commence la rédaction de mon message. Il m’est possible d’en supprimer certaines lignes si je souhaite masquer certaines informations personnelles à mon destinataire du moment.
En l’absence de ce fichier, je signe mon courriel de mon prénom et de mon nom. J’ai veillé à construire mes adresses courriel pour qu’elles soient explicites. Mais cela ne me dispense pas de signer clairement. Par respect pour mon lecteur qui m’a suivi jusqu’à la fin de mon texte.
3.5 Paramètres
Certains les appellent Préférences. C’est ici que je déclare mon fichier Signature.
Je conseille si le choix m’est proposé, de préciser d’envoyer les messages au format brut ET au format HTML. Le format brut ignore les mises en forme (effets de caractères, listes, etc.). C’est la présentation qui s’imposera si mon destinataire ne sait pas lire des messages HTML (ce que j’ignore, a priori).
Dans ces paramètres, il est parfois proposé de demander automatiquement un accusé de réception des messages envoyés. Je trouve cette demande ridicule. Quand je tiens, et c’est relativement rare, à ce que mon correspondant me réponde, je le lui demande tout simplement. Ce qui m’autorise, sans réponse de sa part, à le relancer. C’est totalement en dehors de l’esprit d’internet d’obliger ses correspondants d’une façon ou d’une autre.
4. Bonnes pratiques de courriels
4.1 Discrétion
Je considère l’adresse courriel d’une personne comme une information personnelle sujette à discrétion. Je m’interdis donc de la montrer à tout le monde comme on le voit hélas trop souvent encore dans le champ ‘Cc’ ou ‘Copie à’ des envois à de multiples destinataires. C’est de plus un problème de sécurité. Je l’aborde plus bas.
4.2 Politesse
Il est de politesse élémentaire, après une réponse attendue, d’envoyer un courriel très court de remerciement.
Plus généralement, le courriel est un outil merveilleux pour exprimer sa délicatesse. Il est rapide, il peut être très court. Sachons en profiter.
4.3 Suite de courriels
Le courriel a cet avantage de pouvoir conserver l’intégralité des échanges. Il faut donc savoir utiliser cet avantage pour lui laisser tout son bénéfice.
Premièrement, il est préférable, dans cette optique de ne traiter qu’un sujet par courriel (et suite d’échanges de courriels sur ce sujet). Une question incidente sera traitée par un autre courriel. Je n’hésite pas, non plus à éduquer mes correspondants sur ce point.
Si le paramétrage me le permet, je préconise de mettre la réponse en tête. De la sorte, dans la suite, les courriels sont classés, le plus ancien est au fond de la liste.
Dans cette séquence, il est inutile de répéter ce qui a été écrit auparavant. Un simple rappel du message avec sa date (et son heure éventuellement) suffit. À l’usage, c’est très pratique.
Dans les échanges rapprochés, l’adressage peut même être supprimé sans problème. On est dans une discussion : inutile de se dire bonjour chaque fois qu’on prend la parole.
Certains logiciels proposent de modifier le titre en cas de réponse en posant « Re: » en début. Pour une suite, c’est sans doute inutile. À tester par chacun.
4.4 Chaînes de courriel
Il s’agit là de tout autre chose. Je reçois un courriel d’une personne inconnue dont les destinataires sont cachés, me demandant de forwarder (transférer) ce message à toutes mes connaissances. Demande assortie parfois de menace ou de promesses de gains. Quel que soit le sujet, je mets systématiquement ce genre de courriel à la poubelle sans y donner suite. Je refuse que la messagerie d’internet soit utilisée dans ce but.
Il arrive aussi que la liste des contacts d’un de mes destinataires soit piratée. Sur une ville comme Clermont-Ferrand où j’ai de nombreuses attaches, il y a une plainte par jour pour ce genre de piratage. Je reçois donc des messages bizarres qui sont sensés m’être adressés par quelqu’un que je connais. Certains disent de ne plus lui envoyer de courriels, proposent un lien avec au bout de l’argent à verser. Poubelle directement. J’appelle l’ami en question pour qu’il porte plainte avec le courriel reçu que je lui transfère dans ce but. Curieusement, les fournisseurs d’accès à internet qui sont piratés de la sorte ne font jamais de publicité sur ces anomalies.
4.5 Spams et autres pourriels
J’utilise un filtre anti-spam qui met les spams dans un dossier particulier dès réception. Je le consulte de temps autre au cas où un y serait arrivé par erreur. Il est paramétré pour se vider automatiquement après quelques jours. Dans Thunderbird, la liste des spamers est mise à jour automatiquement quand j’indique qu’un courriel est un spam.
Je signale aussi systématiquement aux émetteurs les absences de liens de désabonnement. Beaucoup (surtout des bien-pensants) s’imaginent pouvoir se mettre au-dessus de la Loi.
4.6 Un minimum de sécurité
Tous les pays sont équipés de grandes oreilles qui écoutent ce qui transite sur le net, et en particulier les courriels. Les messages avec des destinataires nombreux sont particulièrement vulnérables. Surtout quand ils sont répétitifs.
En effet, il existe un marché des adresses courriel. L’espionnage se rémunère en revendant des adresses. Il n’est pas exclu, non plus, que dans l’optique d’une cyberattaque, un maximum d’adresses soient stockées pour être utilisées en vue de paralyser internet. Cela se fait fréquemment pour les sites (www). Ce genre d’attaque s’appelle DOS (Deny of service).
J’en tire deux recommandations. Si dans une association vous devez adresser régulièrement des courriels à la même liste de personnes, mettez ces adresses en copies cachées. J’ai précisé plus haut que ces adresses ne faisaient pas partie du message ; elles ne transitent donc pas sur le net et ne risquent pas d’être aspirées par des pirates mal intentionnés. Et si nécessaire, préciser dans le texte, sans leurs courriels, les personnes destinataires.
Deuxièmement, utilisez un logiciel de messagerie. Il vous mettra à l’abri des piratages de vos listes de contacts. Mais surtout, il vous proposera une alerte chaque fois qu’un message comprend une image. Le message sera affiché incomplètement. Cela suffira pour vous rendre compte de qui il s’agit et l’envoyer à la poubelle sans approfondir. Car en fait d’images, il s’agit souvent d’un lien vers un site qui recevant votre adresse, la marque comme existante ; elle vaut donc plus chère… et vous serez de plus en plus sollicités par des spams.
5. Gérer ses adresses de messagerie
Les fournisseurs d’accès à Internet (FAI) comme Orange ou d’autres, proposent tous la possibilité de créer plusieurs adresses courriel. Il me semble que cette offre n’est pas exploitée comme elle devrait l’être. Voici quelques idées.
5.1 Une adresse très personnelle
Je me réserve une adresse personnelle que je n’utilise qu’avec mes proches ou des correspondants dont je suis sûr qu’ils ne la divulgueront pas dans des circuits commerciaux. Cette adresse dure depuis longtemps. Et elle est appelée à être pérenne. Je la consulte en priorité.
5.2 Une adresse tout-venant
À côté de mon adresse personnelle, j’utilise une adresse tout-venant que je donne sur internet, à des fournisseurs susceptibles de m’importuner, etc. Le caractère de cette adresse est de pouvoir disparaître du jour au lendemain quand les spams deviendront trop nombreux.
Je consulte cette adresse avec une priorité bien moindre que la première.
5.3 Une adresse de couple
Mon épouse et moi avons chacun notre ordinateur sur lequel nous utilisons un logiciel de messagerie électronique. Nous avons chacun notre adresse personnelle, et nous avons en plus une adresse de couple qui nous est bien pratique. Voilà comment ça fonctionne.
Les adresses sont : lui@g.fr, elle@g.fr et nous@g.fr.
Sur ma plate-forme de gestion des courriels (chez mon hébergeur), l’adresse nous@g.fr est paramétrée avec un renvoi systématique : tous les courriels qui lui sont adressés, sont renvoyés sur lui@g.fr et sur elle@g.fr. De la sorte quand un correspondant nous envoie un courriel à nous@g.fr, ce courriel arrive directement dans chacune de nos messageries.
Sur mon ordinateur, j’ai paramétré le compte nous@g.fr de telle sorte que pour tous les courriels que j’envoie avec ce compte, l’en-tête « copie cachée à elle@g.fr » est générée automatiquement. Je ne risque pas de l’oublier. De la sorte, quand j’envoie un courriel à partir de l’adresse expéditeur nous@g.fr, elle@g.fr reçoit une copie cachée de ce courriel. De plus, j’ai paramétré la ligne Répondre à : nous@g.fr. C’est redondant avec l’adresse expéditeur, mais ce n’est pas grave. À la mise en place du système, c’était même incontournable pour que nos destinataires rentrent dans le jeu.
Sur l’ordinateur de elle@g.fr, un paramétrage réciproque est fait.
Dernière précision : nous nous autorisons à envoyer des messages personnels à partir de l’adresse nous@g.fr. Mais dans ce cas, chacun signe personnellement son message.
Si vous gérez vos courriels sur la plate-forme du site internet de votre fournisseur d’accès, c’est dans les Préférences de votre adresse courriel que vous trouverez les paramétrages que j’indique ici (sans doute avec quelques variantes).