BPMI – 4/02/2018 – 3
Plan de la fiche
4. Bien terminer l’opération de mailing
Présentation
Cette fiche décrit les opérations de la dernière étape : l’envoi proprement dit du mailing. Le message a été testé à l’étape précédente. Maintenant, l’envoi peut avoir lieu.
1. Préparation
La mise au point du message a généré éventuellement un nouveau Modèle à chaque test, et un nombre important de Brouillons. Avant de lancer l’envoi proprement dit, je fais le ménage dans ces deux dossiers ne laissant que le dernier modèle et les brouillons qui étaient là éventuellement avant les tests.
2. Tester l’envoi
Il s’agit ici de tester, non plus le message, mais son envoi, et plus précisément, comment les destinataires vont le recevoir. En soi, cette étape n’est pas indispensable, mais personnellement, je la déroule toujours par précaution.
Je reprends ma liste des destinataires en format CSV. Je ne garde que 3 ou 4 lignes dans lesquelles, je remplace toutes les adresses courriel par mon adresse personnelle. J’Enregistre sous un autre nom (Test, par exemple), cette liste modifiée.
Sous Thunderbird, je rappelle le modèle mis au point, et je lance Mail Merge. Dans Mode de livraison, je choisis Envoyer maintenant et j’indique dans Fichier, le fichier Test que je viens de créer. Les autres paramètres sont inchangés par rapport à ceux des tests précédents.
Normalement, je dois recevoir les courriels. Je les consulte pour vérifier leur exactitude et leur mise en forme. Si besoin, je corrige le modèle.
3. Envoi réel
L’exercice précédent est en fait une répétition. L’envoi réel reprend les mêmes paramètres que pour le test d’envoi. Je veille à indiquer la bonne liste des destinataires.
Quelques précisions, cependant, concernant les zones ‡ Lot ‡ :
- Démarrer : vous pouvez indiquer ici le rang du destinataire dans la Liste à partir duquel votre mailing commencera.
- Arrêter : vous pouvez indiquer ici le rang de destinataire dans le Liste avec lequel le mailing s’arrêtera.
- Pause : en secondes, délai entre l’envoi de deux courriels successifs.
Important : pour ne pas être pris pour un spammeur par le gestionnaire de votre compte SMTP (protocole d’envoi de courriels sur Internet), il est nécessaire :
- soit de mettre une pause de quelques secondes (5 à 10) entre chaque courriel. Avec une pause de 5″ et 100 destinataires, le mailing durera environ 8 minutes.
- soit d’envoyer des paquets (en jouant sur les paramètres Démarrer et Arrêter) limités à 40 courriels, et en attendant quelques minutes entre chaque paquet.
4. Bien terminer l’opération de mailing
Une fois que tous vos courriels sont partis, il vous reste du travail.
4.1 Classements et archivage
J’ai évoqué plus haut la nécessité de « faire le ménage » dans les sous-dossiers Brouillons et Modèles. Si vous ne l’avez pas fait à ce moment, c’est le moment où jamais.
Ensuite, vous devez avoir normalement une copie des courriels envoyés dans le dossier indiqué dans les paramètres de votre compte Thunderbird. Je vous conseille très vivement d’ouvrir un sous-dossier par mailing dans lequel vous déplacerez la copie de tous les courriels envoyés dans ce mailing. Si votre envoi est fait en plusieurs vagues (procédure que nous aborderons plus loin), il n’est pas nécessaire d’ouvrir un dossier par vague.
Puis si vous recevez des réponses, je vous invite aussi, très fortement, à créer un sous-dossier pour les enregistrer ; pour les mailings peu importants en nombre, il est possible d’utiliser le même sous-dossier que celui des copies de courriels envoyés.
Le tableau à partir duquel vous avez créer la liste de vos envois doit être préservé. Il est en quelque sorte la table des matières de votre mailing. L’expérience nous prouve que nous avons toujours besoin de vérifier si un tel faisait partie du mailing. Le tableau y aide. Il faut donc le classer pour qu’il soit accessible.
4.2 Nouvelles vagues
Nous avons déjà abordé la question des nouvelles vagues dans 4.72 Construire le tableau des destinataires, Nouveau tableau pour nouvelle vague.
Précision concernant les retours en anomalie.
Certains retours indiquent que le destinataire est inconnu (unknown recipient). Dans ce cas, je copie sa ligne dans un nouveau tableau en effaçant l’adresse courriel. Je supprime ce destinataire du tableau de l’envoi, car en fait, le message ne lui pas parvenu. Je me renseigne pour trouver sa bonne adresse que je pose dans le nouveau tableau.
Pour les autres anomalies, cette page donne la traduction des messages les plus courants, et l’attitude à avoir.