1.34 La messagerie électronique

Les fournisseurs d’accès à internet donnent à leurs abonnés un code d’identification et un mot de passe qui leur permettent de se connecter sur leur site où ils proposent de nombreuses fonctionnalités, et en particulier un service dit Webmail. Ce service est une application de messagerie électronique. Il permet d’envoyer des courriels, de les recevoir, de les enregistrer dans une arborescence de dossiers, de gérer des contacts avec les adresses courriel, etc.

Cette solution est bien pratique et un grand nombre d’abonnés l’utilisent. Néanmoins, elle comporte des lacunes et des risques. La gestion de certains gestes automatiques, bien pratique, est limitée. La récupération des pièces jointes pose parfois des problèmes (plus liés au navigateur, en fait, qu’à la gestion de messagerie). Mais surtout, le risque de piratage des adresses est avéré.

La solution de rechange, présentant de nombreux avantages, est d’installer sur son ordinateur un logiciel de messagerie électronique. Thunderbird de Mozilla (concepteur du navigateur Firefox) est mon préféré. C’est un logiciel libre, ouvert fonctionnant sur toutes les plateformes. MIcrosoft a longtemps monopolisé le marché avec Outlook. Dans les entreprises, Lotus s’est imposé avec Notes.

1. Fonctionnement de base de la messagerie électronique

La messagerie électronique a été la première application tournant sur internet. Chaque ordinateur relié au réseau était identifié par un nom de domaine (exemple, aujourd’hui, geneses.fr pour le serveur hébergeant mes sites). Les correspondants désireux d’échanger des messages électroniques sont repérables avec une adresse personnelle unique terminée par son rattachement au domaine sous la forme américaine de « @domaine« , @ étant l’abréviation de « at », en français « chez ».

L’application messagerie d’internet gère les serveurs et les flux de messages. Les serveurs réceptionnent les messages et les mettent à disposition des destinataires pour les entrants. Pour les sortants, ils les récupèrent de leurs utilisateurs attachés pour les mettre sur le réseau. Il existe donc deux portes différentes entre le serveur et internet : une pour les messages sortants, et une pour les messages entrants. En clair, chaque adresse électronique se définit par deux comptes.

Pour les réceptions, ces comptes sont appelés POP3 ou IMAP en fonction du protocole utilisé. Pour les envois, le compte est appelé SMTP. Si pour les réceptions, il est impératif d’avoir un compte POP3 ou IMAP par adresse (pour identifier les destinataires), pour les envois, un même compte SMTP est parfois utilisé sur le domaine par toutes les adresses.

Au niveau personnel, chaque adresse dispose d’une structure modifiable à volonté en dossiers ou niveaux de dossiers pour enregistrer les courriels envoyés ou reçus. Un carnet d’adresses est disponible ainsi que de nombreux paramètres, notamment pour automatiser les opérations.

2. Où sont les messages ?

Les messages reçus sont sur le serveur de messagerie du domaine. Ils y restent en fonction des paramètres de conservation du domaine. Si le destinataire utilise un logiciel de messagerie électronique, son logiciel est paramétré pour lire (avec une répétition paramétrée) les messages sur le serveur et les charger sur son ordinateur grâce à ce logiciel. Après chargement, les messages sont donc en double : sur le serveur du domaine et sur l’ordinateur de l’utilisateur. Les paramètres de lecture des messages définissent quel sort donner aux messages du serveur après ce chargement : les laisser ou les détruire, et dans quel délai.

Les messages envoyés sont normalement présents là d’où ils sont partis. Mais rien n’est moins sûr. Il faut donc paramétrer leur copie automatique dans un dossier choisi du serveur, ou si un logiciel de messagerie est utilisé, dans un dossiers de celui-ci.

3. Déclarer un compte dans Thunderbird

Pour envoyer ou recevoir des messages dans Thunderbird, il faut disposer d’une adresse de messagerie et ouvrir un compte pour cette adresse.

3.1 Obtenir une adresse courriel

Les particuliers obtiennent une adresse courriel auprès de leur fournisseur d’accès à internet, dans le cadre du contrat d’abonnement. Généralement, un FAI donne la possibilité de déclarer plusieurs adresses. Elles sont choisies par l’abonné, sous réserve de leur unicité vérifiée par le FAI. Si l’adresse demandée existe déjà, le FAI propose une adresse alternative. Orange ajoute un numéro à la suite du nom demandé.

Pour les entreprises, les choses sont légèrement différentes. Une entreprise dispose d’un nom de domaine au moins. Elle gère elle-même son serveur internet ou l’installe chez un hébergeur qui met ses serveurs à disposition moyennant contrat. Parmi ses serveurs, il y a un serveur de messagerie. L’entreprise dispose d’outils pour créer et administrer des adresses de messagerie en grand nombre.

3.2 Le compte Thunderbird

Pour envoyer ou recevoir des courriels sur une adresse électronique dans Thunderbird, il faut ouvrir un compte pour cette adresse.

Les informations suivantes sont nécessaires :

le nom du serveur de messagerie, par exemple : mail.orange.fr ;
le protocole et le port ; POP3 : 110, ou IMAP : 143 ;
l’adresse de messagerie, par exemple : daniel.duboi@orange.fr (adresse inexistante) ;
le mot de passe attaché à cette adresse.

Ces informations sont fournies par le FAI ou le service informatique de l’entreprise.

Enfin, il faut déclarer de la même manière le compte SMTP pour les messages envoyés.

3.3 POP3 ou IMAP ?

Contrairement au W3C, organisme unique d’harmonisation des règles pour l’application www d’internet, il n’existe pas d’harmonisation digne de ce nom pour la messagerie d’internet. À vrai dire, elle n’est pas nécessaire. Mais cette absence complique la compréhension des deux protocoles de réception.

Avec le protocole POP3, les messages sont transférés du serveur sur l’ordinateur de l’utilisateur. Ce qui signifie qu’une fois transférés, ils ne sont plus accessibles sur le serveur. Mais Thunderbird permet de laisser sur le serveur, la copie des messages transférés.

Car le problème, c’est de pouvoir lire ses messages en déplacement par exemple, quand l’ordinateur sur lequel est installé Thunderbird, n’est pas disponible. Ou sur un autre ordinateur (bureau et maison, par exemple).

Avec le protocole IMAP, les messages restent sur le serveur et l’application de messagerie permet de les lire. Mais Thunderbird permet là aussi de charger ces messages, soit complètement, soit uniquement leurs en-tête (lignes adresses, titre du message). Ce qui accélère les réceptions. Quand l’utilisateur détruit un message IMAP, il le détruit sur le serveur.

IMAP est conseillé car l’adresse électronique et son mot de passe sont chiffrés pendant les transferts. Ce qui n’est pas le cas pour POP3. De plus, pour des adresses partagées, IMAP permet l’accès multiple simultané.

4. Organiser son compte de messagerie

Le grand avantage d’un logiciel de messagerie comme Thunderbird, c’est de pouvoir organiser son compte.

4.1 Des dossiers

À l’ouverture du compte, et en fonction des besoins, des comptes standards sont ouverts : Courriers reçus, Courriers envoyés, Indésirables, Corbeille, etc. L’utilisateur peut créer autant de dossiers personnels qu’il en désire, avec des sous-dossiers illimités.

Ces dossiers et leur contenu sont enregistrés sur le disque de son ordinateur dans des zones réservées à l’utilisateur. En cas d’utilisateurs multiples sur le même ordinateur, ces dossiers ne sont donc accessibles qu’à l’utilisateur qui les a créés.

Il est possible aussi de créer des sous-dossiers dans une section Dossiers locaux permettant ainsi de classer les messages, non plus par compte mais tous comptes confondus. Cela est intéressant quand un utilisateur possède plusieurs adresses pour regrouper ses courriers sans tenir compte des adresses.

4.2 Informations d’identification

Un premier onglet dans la gestion d’un compte permet d’enregistrer et de modifier les informations personnelles qui transitent normalement avec un message :

l’adresse électronique, bien entendu ;
le nom du compte dans Thunderbird, tel qu’il apparaît dans le sommaire à gauche ;
le nom en clair de l’utilisateur (voir composition d’une adresse électronique ici : 4.10 L’art des courriels) ;
l’adresse de réponse si elle et différente de l’adresse électronique ;
l’organisation ;
la signature en texte brut saisi ici ou le fichier HTML qui la contient. Le format HTML permet toutes les audaces dans la signature. Je préconise néanmoins une certaine réserve ;
la carte de visite au format standard vCard que l’on peut créer ici ;
le compte SMTP.

4.21 La signature

Il me paraît important d’ajouter à tous ses courriers envoyés, un pavé d’informations comportant au minimum son nom et son prénom en clair, plus quelques indices de localisation et de contact. Ces informations sont dans un fichier qu’on appelle signature car il est généralement placé en fin de message. Mais ce même fichier peut aussi être placé en tête de message. Il joue alors le rôle d’un papier à en-tête.

4.22 Les comptes SMTP

Thunderbird gère les comptes SMTP à part. Dans la gestion des comptes, l’accès à cette gestion est en fin de liste des comptes. Le compte SMTP demandé ici doit avoir été créé au préalable car le choix se fait dans un combo reprenant les comptes existants.

4.3 Paramètres du serveur

Cet onglet définit les règles de connexion avec le serveur de messagerie électronique. En tête, le protocole (POP3 ou IMAP) est rappelé ; il n’est pas possible de le modifier une fois initié, sauf à supprimer le compte pour le recréer.

Le nom du serveur est modifiable (avec son numéro de port), ainsi que l’adresse électronique. Cela permet de faire évoluer le même compte en cas de transformation du serveur ou de changement d’adresse.

Les paramètres se sécurité définissent les modes de connexion et transmission. Pour les comptes POP3, généralement, aucune sécurité à la connexion, et Mot de passe, transmission non sécurisée. Le mot de passe n’est pas enregistré ici. Il sera demandé à la première connexion est enregistré dans un tableau à part, accessible dans Édition/ Préférences, Sécurité. Pour les comptes IMAP, généralement SSL/TLS (cryptage) et Mot de passe normal.

Les paramètres d’échange avec le serveur permettent de préciser :

si les nouveaux messages doivent être vérifiés au lancement de Thunderbird,
avec quelle fréquence vérifier les nouveaux messages (délai en minutes).

De plus, pour les comptes POP3 :

s’il faut télécharger automatiquement les nouveaux messages,
avec leurs en-tête seules ou complets,
s’il fait les laisser sur le serveur, et pendant quel délai ou jusqu’à leur suppression explicite.

Et pour les comptes IMAP :

si les notifications automatiques de nouveau message sont autorisées,
quelle incidence a la suppression : immédiate, mise en corbeille (récupération possible) ou marquage.

Enfin, il est précisé si la corbeille doit être vidée automatiquement en quittant Thunderbird. Le dossier système utilisé pour stocker l’arborescence des dossiers du compte est indiquée en clair en bas d’onglet.

4.4 Copies et dossiers

Cet onglet précise ce que le logiciel doit faire lors d’un envoi de message à partir du compte, comment gérer les archives, les brouillons ou modèles.

4.41 Lors de l’envoi d’un message

Le message envoyé, une fois parti, n’est normalement plus conservé par Thunderbird. Sauf à déclarer ici faire une copie de ce message et dans quelle dossier la mettre.

De plus, en chargeant Mettre en copie ces adresses le message sera envoyé avec Copie à automatique aux adresses indiquées ici. Plusieurs adresses peuvent être notées séparées par des virgules.

De la même façon, Mettre en copie cachée ces adresses permet de générer des copies cachées automatiques.

4.42 Archivage des messages

Les messages peuvent être archivés par mois ou par année, automatiquement dans des sous-dossiers ad hoc. Le choix est fait dans les Options d’archivage… Dans le dossier indiqué, les messages sont transférés automatiquement dans les sous-dossiers correspondants en fin d’année ou de mois.

4.43 Brouillons

Tout message commencé non envoyé peut être enregistré (à partir du menu contextuel ou de Fichier/ Enregistrer). L’enregistrement pose le message dans le dossier Brouillons du compte. Il peut être repris ensuite pour être continué et traité comme un message ordinaire. Le dossier Brouillons peut être un autre dossier que le dossier standard.

4.44 Modèles

Il est possible de conserver des messages-types pour éviter d’avoir à écrire des textes répétitifs. Ces modèles peuvent être conservés sans le dossier standard Modèles ou un autre dossier au choix de l’utilisateur. En fait, n’importe quel message peut servir de modèle pour un autre. ▲ sur un message dans la liste d’un dossier quelconque, le choix Modifier le message comme un nouveau message ouvre ce message en mode saisie pour l’envoyer comme s’il s’agissait d’un nouveau message (sauf qu’on récupère son contenu).

4.5 Rédaction et envoi des messages

Cet onglet permet de préciser comment composer les messages et comment les expédier.

4.51 Composition des messages

Les messages peuvent être composés en texte brut ou en HTML. Un texte brut est lisible partout dans sa forme brute, c’est à dire sans choisir sa police, la taille des caractères et sans aucun artifice (gras, souligné, italique). Pour simplifier, le seul caractère particulier reconnu est le saut de ligne. Un texte en HTML permet toutes les fioritures possibles au même titre que celles que l’on voit sur les pages des sites. Seulement, certains destinataires peuvent ne pas interpréter correctement le HTML, et parfois encore, ne pas le reconnaître. Le message est alors illisible.

La longueur du texte brut est réduite à celle du texte. Celle d’un texte HTML est beaucoup plus conséquente.

Il est possible d’envoyer un message sous ses deux formes : texte brut et texte HTML. Si le destinataire reconnaît le HTML, il verra le message avec une belle présentation, sinon, il aura toujours le recours de lire le texte brut.

Un bouton permet d’accéder aux Préférences : on y précise entre autre ce type d’envoi, texte brut, texte HTML ou les deux.

4.52 Réponse et transfert

Thunderbird donne le choix de citer ou pas le message auquel on répond dans l’envoi ou comme pièce jointe. L’usage veut qu’on garde tous les messages d’un échange pour faciliter les références.

Le message initial ou la chaîne des messages précédents peuvent être posés en tête (dans l’ordre chronologique) ou en pied (ordre rétro-chronologique, le plus ancien à la fin). Dans ce dernier cas, l’utilisateur doit préciser s’il met sa signature et où : à la fin de sa réponse ou à la fin de la chaîne précédente.

Quand l’utilisateur transfert un message, il doit préciser ici si sa signature apparaît dans le message d’accompagnement du transfert.

4.53 Adressage et envoi

Cette section permet de définir le serveur LDAP à utiliser. Il s’agit d’un serveur d’adresses. Thunderbird gère les adresses de l’utilisateur en conservant les adresses utilisées pour les envois et si l’utilisateur le souhaite, les adresses des expéditeurs de messages entrants. Mais l’utilisateur peut utiliser un autre serveur LDAP.

Les préférences permettent de préciser si l’on veut le contrôle orthographique en cours de frappe (c’est bien pratique) ou avant l’envoi.

4.6 Indésirables

Dans Thunderbird, la gestion des indésirables peut être au choix de l’utilisateur adaptative. Il suffit de déclarer un message indésirable pour que les messages suivants du même expéditeur soient considérés comme des spams automatiquement.

Les messages indésirables peuvent être classés dans le dossier standard ou un autre dossier au choix de l’utilisateur. Ce dossier peut être vidé automatiquement des messages datant d’un nombre de jours précisé par l’utilisateur. Cela permet de conserver les spams à part, le temps nécessaire pour vérifier de temps en temps s’il n’y a pas parmi eux un message acceptable, et sans se soucier de faire le vide.

4.7 Espace disque pour le compte – Accusé de réception – Sécurité

Chacun de ces onglets permet à l’utilisateur de paramétrer son compte avec beaucoup de souplesse.

5. Paramétrer un compte SMTP

À la fin de la liste des comptes, une ligne propose Serveur sortant SMTP (au singulier). Cette ligne donne accès à un tableau listant tous les comptes SMTP utilisés par Thunderbird. Il est possible d’en ajouter de nouveaux, de modifier des existants, ou d’en supprimer.

Parmi eux, un est déclaré comme compte par défaut. C’est lui qui est proposé à chaque création de nouveau compte POP3 ou IMAP.

La déclaration d’un compte SMTP ne pose aucune difficulté. Les informations à saisir sont fournies par le fournisseur d’accès.

Le code secret attaché au compte SMTP n’est pas saisi ici. Il est demandé lors du premier envoi fait, et enregistré à cette occasion par Thunderbird.

6. Autres fonctionnalités

Les menus de Thunderbird proposent de nombreuses autres fonctionnalités qu’il faut prendre le temps de découvrir. Suivant les plateformes, Thunderbird propose en natif une gestion de contacts et d’agenda ou bien celle-ci est disponible en extension. Avec une extension particulière (Fournisseur pour Google agenda), cet agenda est synchronisé avec Google Agenda.

J’apprécie aussi l’extension Mail Merge qui permet de faire des mailings très personnalisés à partir d’un tableau CSV issu d’un tableur. Je détaille cet outil ici : 4.11 Les mailings par courriel.

Thunderbird est donc un outil particulièrement complet.

7. Une astuce pour les nomades

Voici une astuce pour faciliter la vie des utilisateurs de Thunderbird entre plusieurs ordinateurs. J’ai trouvé cette astuce pour résoudre un problème personnel. Deux à trois fois par an, je pars une dizaine de jours avec mon ordinateur portable. Celui-ci étant synchronisé avec un serveur de données, je n’ai pas de soucis pour emporter mes dossiers et fichiers et récupérer mes modifications au retour. En revanche, pour Thunderbird, je voulais récupérer intégralement mon application de l’ordinateur fixe vers le portable et faire l’opération inverse à mon retour. Pour corser l’affaire, le fixe est sous Windows, et le portable sous Linux/Ubuntu.

Préalable important : Thunderbird est installé sur les deux ordinateurs.

7.1 Récupérer l’ensemble des dossiers sous Windows

Première étape : récupérer l’ensemble des dossiers utilisés par Thunderbird. Il s’agit des dossiers et sous-dossiers avec les courriels, mais aussi de tous les paramétrages et extensions avec leurs paramètres.

Le début du chemin de cet ensemble est indiqué dans la gestion des comptes, onglet Paramètres serveur, sous Répertoire local. Le contenu à récupérer est dans le dossier Thunderbird avant le dossier Profiles.

Pour trouver ce dossier, les dossiers cachés doivent être affichés. Puisqu’il s’agit de fichiers personnels, seul l’utilisateur peut opérer.

L’idéal est de récupérer l’intégralité du dossier Thunderbird sur un un support externe compatible en capacité avec son volume. Il s’agit tout simplement de copier le contenu d’un dossier ailleurs.

7.2 Conserver une sauvegarde de cet ensemble

S’il fallait revenir en arrière, il est important de conserver la copie de cet ensemble jusqu’au rapatriement définitif. Le mieux est alors de copier le contenu du dossier Thunderbird dans un dossier clairement identifié (date de la copie suivie de « fixe » par exemple).

7.3 Transfert sur le portable

Sous Linux, le dossier s’appelle .thunderbird avec un point devant. C’est aussi un dossier caché. Il est situé dans le répertoire home de l’utilisateur. Il en est de même sous MacOs.

Je commence par supprimer l’intégralité du contenu de ce dossier. Puis j’y colle la copie faite au premier point.

Je démarre Thunderbird et je retrouve ma messagerie dans l’état où je l’avais laissée sur le fixe.

7.4 Ajustements

Dans l’immédiat, l’extension Ligntning qui gère les contacts et les agendas n’est pas en phase entre Windows et Linux. Qu’à cela ne tienne : je la supprime et je la réinstalle. Elle fonctionne parfaitement. Et je récupère tous mes agendas (locaux ou Google).

7.5 Le retour

Pour le retour, je fais les mêmes opérations dans l’autre sens.

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