BPMI – 27/11/2017 – 2
Plan
2. Particularités de mes dossiers d’archives
Faut-il éliminer les archives ?
Activer l’indexation du dossier Archives
Analyser les résultats d’une recherche
Présentation
Nous commencerons par quelques définitions que je compléterai par ma vision personnelle : à quoi ressemble le dossier Archives sur un ordinateur. Sur ces bases, je présenterai ma procédure d’archivage. Et nous terminerons ce chapitre par quelques notions sur les recherches en archives.
1. Un peu de théorie
Une archive
Le mot archives évoquent un ensemble de documents classés à part et concernant le passé. Ce qui signifie, a contrario, que l’espace habituel est à proximité et qu’il contient des documents actuels. L’informatique n’échappe pas à cette règle.
Il faudrait aussi se poser la question : pourquoi conserver des documents du passé ? Mais c’est un autre débat. Je présuppose ici que les documents inutiles ne sont pas archivés mais détruits en temps opportun et que seuls les documents informatiques à conserver doivent être archivés.
Un document informatique est un fichier. Quand il apparaît, il est nécessairement inscrit dans un dossier. Il appartient de ce fait à une arborescence. Puis son ancienneté lui donne la qualité d’archive : il doit donc quitter son dossier d’origine pour rejoindre le dossier Archives.
Deux espaces-temps
Adepte des archives informatiques, je considère qu’un système d’information doit contenir deux espaces distincts : l’espace de proximité, utilisé tous les jours, et un espace spécifique dédié aux archives.
L’espace de proximité est réservé aux fichiers (et une arborescence) qui concernent des événements de l’année en cours. En tenant compte des délais normaux d’archivage, cette année déborde sur les premiers mois de l’année suivante. L’espace Archives est cloisonné, naturellement, par année.
L’espace de proximité, utilisé tous les jours, n’est pas encombré par des fichiers qui n’ont plus qu’un intérêt historique. La consultation des archives est en effet exceptionnelle.
Le passage d’un fichier de l’espace de proximité à l’espace Archives se décide essentiellement sur le critère date : quand ce fichier n’a plus d’utilité dans la période en cours.
Vous pouvez ne pas être d’accord avec mon approche, estimer qu’avec les capacités des disques durs aujourd’hui, l’archivage n’est pas un problème, que disposer de tous ses fichiers à proximité est plus pratique… C’est votre droit. Mais dans cette optique, ce chapitre vous est inutile.
Cycle de vie d’un fichier
L’archivage fait partie du cycle de vie d’un fichier. Un des caractères fondamentaux d’une information est son lien avec le temps. Un fichier est un conteneur d’information dont il suit l’évolution en une succession de phases :
- La création : quand je valide un nouveau document, quand j’importe un document joint à un courrier électronique, quand je copie un document à partir d’un réseau, d’un site Internet, ou d’un autre support ; un fichier est nécessairement créé dans un dossier ; c’est l’instant « zéro » de l’information.
- La mise à jour : le fichier initial est repris pour être modifié. En fait, il existe deux types de modifications, bien différentes : quand je modifie l’information contenue dans le fichier (édition) et quand je modifie le conteneur lui-même.
- Dans l’édition, de nouvelles informations sont intégrées au document, certaines sont enlevées, d’autres modifiées.
- La gestion du conteneur affecte son lien avec la structure : changement d’intitulé, déplacement ou copie vers un autre dossier.
- Ces deux mises à jour sont bien différentes. La première nécessite que le fichier soit accessible à l’opérateur en lecture et écriture, dans un dossier présentant les mêmes autorisations. La deuxième nécessite que l’utilisateur ait un accès autorisé pour les opérations sur le dossier contenant le fichier traité. D’un côté, propriétés d’un fichier, de l’autre, droit de l’utilisateur.
- La consultation : le fichier est ouvert pour être lu sans pouvoir être modifié. On dit en lecture seule. Le système Windows propose dans les Propriétés d’un fichier de cocher une case pour déclarer cette qualité. Tous les systèmes d’exploitation gèrent ces autorisations de gestion pour les dossiers ou les fichiers. Il n’est pas possible de modifier le contenu d’un fichier quand il est déclaré en lecture seule ; la gestion du conteneur est soumise à ses autorisations spécifiques, indépendantes des autorisations concernant le contenu.
- L’archivage : alors que dans les opérations précédentes, le fichier est normalement enregistré dans des dossiers de proximité regroupant des fichiers fréquemment modifiés ou consultés, le fichier archivé est conservé dans un lieu spécifique ; il n’a plus besoin d’être facile et rapide d’accès car sa consultation est devenue exceptionnelle ; la date du fichier est le critère de décision d’archivage ; elle devient un critère essentiel de recherche.
- La destruction : le fichier est détruit, éventuellement en deux temps, en passant par la Corbeille, lieu d’attente (et de restauration éventuelle) avant une destruction définitive.
Cycle de vie d’un dossier
Il faut distinguer le cycle de vie d’un fichier (ci-dessus) du cycle de vie d’un dossier qui est complètement différent :
- Un dossier est créé quand on a besoin d’y poser un document.
- Un dossier peut et doit être supprimé quand il devient vide et ne servira plus.
Sur ce plan, un dossier fonctionne comme un emballage.
2. Particularités de mes dossiers d’archives
Les archives sont des dossiers qui se gèrent comme les autres, avec quelques particularités supplémentaires :
- J’ai créé mon dossier 9_Archives dans le dossier racine, positionné au même niveau que mes centres majeurs d’intérêt. C’est une manière de dire que les archives font partie du système d’informations, mais à une place particulière.
- Dans ce dossier 9_Archives, je crée un sous-dossier par année, désigné par ses quatre chiffres (‘2017’ par exemple). Ce classement par année convient parfaitement pour les opérations d’archivage et pour les recherches. À ceux qui m’objectent qu’on ne connaît pas toujours l’année d’un document recherché, je réponds que la fonction Recherche de l’explorateur permet de retrouver facilement des dossiers et des fichiers à partir de leur intitulé ou d’une partie de leur intitulé.
- Disposer d’un dossier annuel d’archives me permet de copier dans ce dossier l’arborescence utilisée pendant cette année. Cela signifie, et c’est très important, que je peux modifier la structure d’une année sur l’autre sans me préoccuper des incidences sur les archives. Dans tous les cas, la structure utilisée pendant une année se retrouve dans les archives de cette année.
3. Procédure d’archivage
Je décris ici comment j’archive une année. Pour faciliter la compréhension, je prendrai comme exemple l’archivage de l’année 2017.
Une seule opération par année
J’ai adopté par expérience le principe d’un archivage annuel en une seule fois. Cela signifie :
- Je me réserve deux heures pour cette opération.;
- Je la programme quelques temps après la fin de l’année 2017 pour me laisser le temps d’enregistrer les derniers éléments de 2017;
- Je fais avant cet archivage annuel, une opération de maintenance et une sauvegarde générale (Cf. 2.21 Prendre soin de son système).
Procédure proprement dite
Continuons notre exemple: nous sommes début 2018, et je considère avoir enregistré tous mes documents historiques de 2017. Je décide de lancer l’archivage de 2017.
1. Je crée le dossier 9_Archives/ 2017/.
2. Je copie tous les dossiers de 1er niveau de mon arborescence dans le dossier 9_Archives/ 2017/. De cette manière, ma structure utilisée fin 2017 pour mes grands centres d’intérêt personnels se retrouve en archive.
Par cette opération, toutes mes informations de proximité sont en double : dans mes dossiers de premier niveau et dans le dossier Archives/ 2017/.
3. Par sécurité, je fais une sauvegarde de ce dossier 9_Archives/ 2017/. Ainsi, en cas de fausse manipulation pendant l’archivage, j’aurais toujours la ressource de reprendre un fichier ou un dossier à partir cette sauvegarde.
4. Ensuite, je travaille avec deux fenêtres affichées en même temps sur mon écran. Dans la première, j’affiche les dossiers et sous-dossiers de premier niveau (origine), et dans la deuxième, le dossier 9_Archives/ 2017/ (destination). Je déroule les arborescences pour avoir le même sous-dossier affiché dans chaque fenêtre (mais nous savons que leurs racines sont différentes). Je travaille dossier par dossier en déroulant l’arborescence à partir de la première fenêtre.
5. Dans le dossier d’archive, je supprime tous les éléments historiques postérieurs à la fin de l’année 2017 qui pourraient être déjà enregistrés du fait que mon opération d’archivage se fait quelques temps après le début de l’année (Ils n’ont rien à faire en archives 2017, ils feront partie des archives de 2018 ou plus tard encore). Je supprime aussi tous les éléments permanents toujours en cours. Il ne me reste donc en archive que les fichiers historiques 2017 et les fichiers permanents périmés ou terminés en 2017.
6. Dans le dossier d’origine, je supprime tous les éléments laissés en archive. Il ne reste que les éléments permanents toujours en cours, et les éléments historiques de 2018.
7. Après cette opération, tous mes éléments ne sont présents qu’une seule fois : soit dans un dossier d’origine (1er niveau et descendance), soit dans le dossier d’archives.
C’est maintenant que je peux modifier, si nécessaire, mon arborescence 2018.
En pratique, à partir de l’étape 4. j’utilise le logiciel WinMerge pour faire ce travail avec un maximum de sécurité. Il me permet de voir dans une seule fenêtre sur deux colonnes et sur la même ligne, les fichiers du dossier d’origine et ceux du dossier en archive. Je peux sélectionner plusieurs fichiers à supprimer dans chacune, et vérifier immédiatement le résultat. Une fausse manœuvre est détectée immédiatement. Je présente ce logiciel ici – fiche à venir.
Quand un dossier ou un fichier a été supprimé par erreur dans les deux dossiers (origine et archive), il me suffit de le recharger à partir de la sauvegarde.
Je rappelle que l’année 2017 est prise ici pour faciliter la compréhension.
Faut-il éliminer les archives ?
Le paradigme informatique actuel répond non à cette question.
Si les archives sont importantes en volume (vidéos, photos), les sauvegardes doivent être aménagées car a priori, le dossier Archives est peu modifié. Ce sujet est traité ici : 3.5 Faire les sauvegardes.
La taille des disques durs permet effectivement aujourd’hui, de ne plus s’inquiéter du volume disponible sur ce support. On peut donc conserver des archives pendant très longtemps. Elles sont facilement accessibles, à la fois pour les recherches et pour les éditions.
4. Les recherches en archives
Le fait de mettre l’année en premier niveau du dossier Archives peut inquiéter certains en ce qui concerne les recherches. Il est fréquent en effet d’avoir à rechercher un document dont on ignore avec précision l’année de son archivage, surtout quand il s’agit d’un document qui avait été, en son temps, un document permanent : quelle année est-il devenu obsolète, puisque c’est à ce moment qu’il a été archivé ?
Activer l’indexation du dossier Archives
La fonction recherche dans les dossiers, fournie par le système Windows, va dissoudre cette inquiétude. Il suffit d’activer l’indexation du dossier Archives. Ce sujet est traité ici – fiche à venir.
Lancer une recherche
Avec l’explorateur, on ouvre le dossier Archives. La liste des dossiers par année est affichée.
Dans le cadre en haut à droite (Rechercher…), il suffit de taper le maximum de mots dont on est sûr qu’ils font partie de la désignation ou qu’ils sont présents dans le fichier.
Analyser les résultats d’une recherche
La liste des fichiers et des dossiers répondant aux critères donnés est affichée dans l’ordre alphabétique des dossiers et fichiers ensemble (les dossiers sont au milieu des fichiers).
La colonne chemin indique dans quel dossier est le fichier.
Chaque ligne est cliquable comme dans une liste habituelle de l’explorateur : un dossier ou un fichier peuvent donc être ouverts facilement.
La flèche Retour en haut de la page à gauche de la barre de navigation permet de revenir à la liste des résultats de la recherche ; cliquer sur Résultats de la recherche dans … donne le même résultat.
Informations complémentaires
Prolongements
Liens
2.21 Prendre soin de son système
Fiches à venir
Prendre soin de son système ;
Description de Winmerge ;
Organiser l’indexation de ses fichiers ;
Historique
10/03/2017 : création.