BPMI – 4/02/2018 – 3
Plan de la fiche
1. Types de messages possibles
1.2 Mailing personnalisé dans l’adressage ou la salutation
1.3 Mailing avec des expressions conditionnelles
2. Méthode proposée pour définir son type de mailing
3. Définir les critères de sélection des destinataires
Préalables
Cette fiche fait partie de l’ensemble 4.7 Le mailing par courriel, dont elle détaille la première étape.
Présentation
Mail Merge étant un produit puissant, il vaut mieux réfléchir avant de se lancer pour trouver une solution simple au problème. Cette fiche vous donne les éléments pour mener à bien cette réflexion préalable.
1. Types de messages possibles
1.1 Mailing très simplifié
Dans ce type de mailing, le corps du message est identique pour tous les destinataires : adressage (formule en tête du message), salutation (formule en fin de message), signature, titre du courriel. La seule information qui change pour chaque destinataire est son adresse courriel.
Le destinataire reçoit un message dans lequel il est seul à apparaître dans l’en-tête À: ou Destinataire:. Il s’imagine être le seul destinataire de ce message. C’est du reste une constante avec tous les courriels envoyés avec Mail Merge : la composition du courriel laisse le destinataire penser qu’il est le seul à l’avoir reçu.
1.2 Mailing personnalisé dans l’adressage ou la salutation
Dans ce type de mailing, par rapport au précédent, la formule d’adressage et la formule de salutation (ou une des deux seulement) sont personnalisées en fonction du destinataire. Dans le tableau des destinataires, une colonne permet d’enregistrer le texte sur la ligne de chacun, une colonne pour l’adressage, une autre pour la salutation.
Pour le destinataire, l’illusion d’être le seul destinataire du message est totale.
Ce type de mailing peut recevoir d’autres informations personnalisées, dans le titre ou à l’intérieur du message.
1.3 Mailing avec des expressions conditionnelles
Il s’agit d’une extension du précédent. La présence d’un texte est soumise à une condition évaluée à partir d’une information du tableau des destinataires.
Prenons un exemple. J’envoie une lettre de vœux à mes amis. Pour tous ceux qui m’ont déjà adressé les vœux, je souhaite commencer mon message par un petit texte de remerciement. J’enregistre ce texte dans le tableau des destinataires, dans une colonne spécifique (« Remerciements » par exemple). Dans le texte, je pose une expression conditionnelle : si Remerciements n’est pas vide pour un destinataire, son contenu est inclus dans le message.
Les expressions conditionnelles peuvent être des alternatives. Une alternative est posée dans le texte comme une expression conditionnelle en trois parties. Supposons pour l’exemple que je veuille tutoyer ou vouvoyer mon destinataire. Dans le tableau, une colonne « Tu-Vous » enregistre T ou V suivant ma relation avec lui. Dans la première partie de l’expression conditionnelle, je vais indiquer « Tu-Vous = T », dans la deuxième partie, le texte en tutoiement (exemple : « Tu as ») et dans a troisième partie, le texte en vouvoiement (exemple : « Vous avez »).
La méthode est intuitive dans le texte. Nous verrons plus loin que les outils existent pour se vérifier facilement. Le plus difficile est de gérer deux supports distincts (un tableau et un texte), mais l’habitude vient vite.
2. Méthode proposée pour définir son type de mailing
Pour commencer, je m’en tiens en au deuxième type de mailing (passages personnalisés). Il me permet de pousser assez loin la personnalisation. Quand j’aurai acquis les réflexes de personnalisation, je passerai sans difficulté au troisième type.
Je rédige le brouillon de mon message pour le cas le plus général. Si je travaille sur papier, je laisse un interligne généreux entre chaque ligne.
Ensuite, je fais l’inventaire des passages personnalisables. Je les mets entre parenthèses, et dessous, j’imagine d’autres formulations personnalisées.
À la suite de cet inventaire, je relis le texte en prenant les différentes personnalisations pour juger de leur cohérence sur l’ensemble. Je découvre avec surprise que la manière de m’adresser à quelqu’un (la forme) joue parfois sur le contenu du message.
Pour le moment, il me suffit de mettre à part les passages personnalisés. Le contenu de ces passages sera précisé plus loin.
3. Définir les critères de sélection des destinataires
Cette étape est souvent ignorée, et c’est dommage car elle s’invite plus tard et perturbe la procédure. De quoi s’agit-il ?
La découverte des personnalisations possibles au point précédent donne envie d’étendre le mailing à des personnes qui initialement n’étaient pas prévues. Il est important de cerner le problème dès le départ.
Le titre de ce paragraphe est explicite et doit être pris comme tel. Il ne s’agit pas de choisir les destinataires, mais de savoir à partir de quels critères ils vont être choisis. Ces critères doivent être formulés très précisément, et de telle sorte qu’y répondre pour un destinataire donné se fera par Oui ou Non. Exemple : Habite dans telle région ou tels départements, âgé de moins de 40 ans, amateur de randonnées pédestres, etc.
Je note précieusement ces critères pour la suite.
Précision : il apparaît souvent que la liste de ces critères puisse être étendue. Attention ! Je préconise, une fois la liste arrêtée de s’y tenir. Si d’aventure, des destinataires apparaissent injustement exclus, deux attitudes sont possibles. 1. Je fais des exceptions pour ceux-là ; 2. Je les tiens au chaud pour un mailing suivant.