BPMI – 4/02/2018 – 3

Plan de la fiche

1. Principes de base

2. Créer un nouveau tableau

Comment définir les titres de colonnes

3. Associer le tableau au message

4. Mise au point du fond

5. Nouveaux tableaux pour de nouvelles vagues

Présentation

Commençons la réalisation de notre mailing en construisant le tableau des destinataires. Quelques principes de base vont nous permettre de bien comprendre le pourquoi de certaines de mes préconisations.

1. Principes de base

Un tableau peut servir à plusieurs mailings, alors qu’un message est nécessairement associé pour son envoi à un seul tableau à la fois.

Il en découle que mon tableau devra être conçu et entretenu en ayant derrière la tête l’idée de pouvoir servir plusieurs fois dans des contextes légèrement différents.

À l’expérience, un tableau de destinataires n’est jamais figé. Il faudra en supprimer et en ajouter. Les informations concernant tel ou tel seront à modifier. Anticiper ces opérations permet de procéder calmement avec un maximum de sécurité.

On constate parfois des caractères « bizarres » dans les courriels. Il s’agit d’un problème d’encodage des caractères. Avec Mail Merge, ce problème est pris en compte très simplement, éliminant toute bizarrerie chez les destinataires.

Il faut bien distinguer la forme du message (comment il apparaît à la lecture) du fond.

La forme est défini par le modèle de courriel utilisé pour le mailing.
Le fond, valeurs personnalisées des variables, est défini dans le tableau des utilisateurs.
La mise au point du fond se fait dans le tableau ; la mise au point de la forme se fait dans la rédaction du courriel.

2. Créer un nouveau tableau

Pour s’initier dans les meilleures conditions à l’utilisation de Mail Merge, il est préférable de créer un nouveau tableau. Ce tableau peut être créé avec n’importe quel tableur. Dans LibreOffice Calc, toutes les fonctionnalités nécessaires au mailing sont présentes.

La ligne 1 est réservée pour les titres des colonnes. Chaque colonne va contenir une information, par exemple Prenom. Dans le message, ce prénom pourra être inséré en variable, en utilisant comme nom de variable le titre de la colonne : Prenom. 

La composition de ces titres doit respecter impérativement quelques contraintes :

• Toutes les colonnes doivent avoir un titre.
• Deux colonnes ne peuvent pas avoir le même titre.
• Le titre ne peut être composé que de lettres, de chiffres et du tiret, à l’exclusion des espaces, des lettres accentuées ou bizarres (ç) ou d’autres caractères (&, #, *,  /, etc.).
• Les minuscules sont préférables. Mais les majuscules sont permises, en particulier pour les initiales. Si majuscules et minuscules sont mélangées, le nom de la variable utilisée dans le message devra respecter strictement la casse du titre de la colonne.

Un destinataire par ligne : Je saisis ses informations ou je les récupère par collage, un à un ou par paquets.

Un tableau ordinaire : en dehors de ces contraintes, je suis totalement libre d’organiser le tableau et ses feuilles comme je l’entends. Par exemple :

• Je peux attacher un filtre à un colonne.
• Je peux trier le tableau à volonté.
• Une colonne peut être une formule.
• etc.

Comment définir les titres de colonnes ?

Si vous commencez à faire des mailings avec Mail Merge, vous ne pourrez plus vous en passer.

J’appelle dans tous mes tableaux les données d’identification toujours avec les mêmes mots : Titre, No, Prenom (sans accent !), Courriel, Rue-1, Rue-2, CDP, Ville, Pays. C’est important pour poser les variables dans le message : en utilisant toujours les mêmes noms, j’élimine les hésitations et les erreurs.

J’ai donné aussi des noms précis à certains types de messages personnalisés :

• Adressage : Cher Monsieur
• Politesse : Veuillez croire…
• Salutation : Votre bien dévoué D.D.
• Texte-1, Texte-2, Texte-3, etc. : pour des textes optionnels en début, milieu ou fin de message.
• Etc.

3. Associer le tableau au message

Mon tableau est un document complètement autonome par rapport à Mail Merge.

Pour l’associer à un envoi avec Mail Merge, il me faut créer une version CSV. Je prends soin, pour commencer d’enregistrer mon classeur pour en garder la trace avant les opérations suivantes.

Si mon classeur a plusieurs feuilles, j’affiche la feuille à associer à Mail Merge.

Je vais enregistrer cette feuille au format CSV :

J’appelle ce tableau CSV ainsi créé le tableau associé au message. Nous le retrouverons plus loin.

4. Mise au point du fond

J’entends sous ce titre l’opération consistant à saisir et modifier les textes pris en variables (ce que j’ai appelé plus haut, le fond).

Certains comme les données d’identification (nom, prénom, titre, courriel, etc.) sont imposés. D’autres, comme les messages (adressage, formule de politesse, salutation) sont libres. L’ensemble fait partie du tableau et c’est à ce titre que j’en parle.

Quelques précisions de forme :

S’il est possible pour les expérimentés, de faire de retour à la ligne dans le texte d’une cellule, il faut savoir que celui-ci est inopérant dans Mail Merge. La cellule peut afficher un texte en plusieurs paragraphes. Mais dans le message résultant, ce texte sera tout à la suite.

Il faut, avant de commencer à rédiger les messages personnalisés, être au clair avec les ponctuations : la ponctuation finale, en particulier, doit-elle dans le message personnalisée ou en dur dans le message ? Dans le premier cas, il faudra la saisir dans tous les messages, au risque d’une répétition lassante. Ma règle personnelle est intuitive : Si mon message personnalisé est un paragraphe, je le termine par la ponctuation. Si jamais mon message est vide pour quelqu’un, il n’y aura aucune trace dans le message. En revanche, si mon message s’insère dans une phrase en dur du message, je mets, en général, les ponctuations dans le message. C’est valable aussi pour l’adressage : pour Chers amis, je mets Chers amis en message personnalisé d’adressage, et le « , » dans le message.

Bon à savoir :

J’ai déjà signalé que pour les débutants, la mise au point des messages personnalisés et leur inclusion dans le message en dur était délicate car elle se fait avec deux supports distincts. Nous verrons plus loin que Mail Merge nous donne des outils pratiques appréciables pour cela.

5. Nouveaux tableaux pour de nouvelles vagues

Par expérience, nous savons que lorsque le mailing a été envoyé, il faut très souvent pour ne pas dire toujours, en faire un autre ensuite. Une adresse courriel est invalide, un nouveau destinataire se présente, etc.

Le problème est de définir un tableau ne comportant que les destinataires du deuxième envoi, et éventuellement des suivants. Voilà comment procéder :

Dans mon classeur initial, je crée une nouvelle feuille que j’intitule comme celle utilisée pour le premier envoi, mais avec une date et un numéro de version différents.

Je copie la ligne d’en-tête de la première feuille sur cette nouvelle feuille. J’ajuste les largeurs de colonnes.

Pour un destinataire existant sur le premier tableau dont il faut corriger une ou plusieurs informations : je copie sa ligne dans le tableau initial et je la colle sur une nouvelle ligne dans la nouvelle feuille et j’y saisis ensuite la ou les corrections. Sur la première feuille, je peux supprimer la ligne copiée pour éviter qu’elle ne soit en double. De fait, cette ligne a généré une anomalie dans l’envoi ; il est donc logique qu’elle disparaisse de la première feuille.

Pour créer un nouveau destinataire, je saisis ses informations sur une nouvelle ligne de la nouvelle feuille.

Quand ma nouvelle feuille est au point, je sauvegarde le classeur et je crée le fichier CSV de cette feuille comme vu ci-dessus. Le nom de ce fichier doit nécessairement comporter le numéro de version.

Version ou vague ? C’est a même chose. Dans un mailing, une vague est un envoi défini par sa date éventuellement, son numéro d’ordre, la liste des destinataires, et le message qui leur est adressé.