3.2 Nommer ses dossiers et fichiers

BPMI – 26/11/2017 – 2

Plan

Présentation

1. Vocabulaire

Nommage

Fichier

Intitulé ou désignation

2. Contraintes de nommage

3. Principes de nommage

3.1 Intégrer la date en début d’intitulé

3.2 Choisir les caractéristiques à inclure dans le nom

Nature du document

Personne, groupe, local, lieu… concerné

Particularités

3.3 Règles de forme

3.4 Ordonner les composantes d’une désignation

3.5 Construire sa propre charte de nommage

4. Avantages d’un nommage bien structuré

Confort visuel

Sécurité

Universalité

Conclusion

Préalables

Présentation

Notre pouvoir sur les choses vient en grande partie de notre capacité de les nommer, c’est-à-dire de leur donner un nom et ensuite d’utiliser ce nom pour les mettre à notre service. Les dossiers et fichiers informatiques n’échappent pas à la règle. La maîtrise informatique d’une personne s’apprécie, dans une première approche, à cette capacité de nommer ses fichiers.

Le nom d’un fichier est un élément généralement permanent. Il est modifiable, mais sauf en cas de réorganisation, on n’y touche rarement. Cette permanence fait écho à la date de création et au contenu du fichier, dont la nature en général ne bouge pas. Nous avons vu dans le chapitre précédent qu’une date est toujours associée à un fichier, qu’il soit permanent ou historique. En revanche un fichier peut être copié, déplacé, joint à un transfert de support ou de réseau (téléchargement, pièce jointe, etc.). Son emplacement est donc relatif.

Le nom du fichier doit traduire la date qui lui est associée et le contenu. Ce qui pose déjà plusieurs questions que nous allons inventorier et auxquelles nous allons donner des réponses.

Mais au préalable, il nous faut préciser les contraintes associées aux noms de fichiers ou de dossiers, après quelques précisions de vocabulaire.

1. Vocabulaire

Nommage

Action de donner un nom à un fichier ou à un dossier au moment de sa création.

Fichier

Terme générique, dans ce chapitre, désignant tout aussi bien un fichier ou un dossier.

Intitulé ou Désignation

Ici, ces deux termes sont strictement synonymes. Ils désignent le nom du fichier. Intitulé évoque davantage un nom associé à un code, un élément dans une liste. Désignation évoque davantage une description résumée avec un ou deux mots. Ces subtilités sont vraiment très fines.

2. Contraintes de nommage

Les noms de fichiers sont des objets particuliers en ce sens qu’ils sont manipulés par un système d’exploitation. La fonctionnalité système appelée Explorateur permet d’avoir la liste d’une arborescence : les dossiers et les fichiers y apparaissent avec leur nom.

Les contraintes de nommage vont donc dépendre du système d’exploitation.

Sous Windows, on peut nommer les fichiers en utilisant la plupart des caractères imprimables, y compris l’espace (ce qui pose un problème pour savoir s’il y en a une ou plusieurs). Les caractères utilisés pour séparer les niveaux de l’arborescence sont interdits (‘/’, ‘\’) avec quelques autres caractères très exotiques.

Sous Unix, les espaces et les lettres accentuées sont interdites.

Sous internet dont les serveurs sont généralement sous Unix, les fichiers aux noms exotiques ont les caractères interdits remplacés par des chaînes de correspondance utilisant des bornes comme ‘%’ ou parfois ‘~’, ce qui pose évidemment un problème de transcription et de mémorisation.

Les contraintes de nommages viennent de la portabilité des fichiers. Un fichier peut être créé dans un environnement Windows et être transféré dans un environnement Unix, (ou inversement, mais dans ce cas les contraintes sont compatibles). Si le nom de fichier d’origine ne respecte pas les contraintes du système destinataire, le nom sera transformé et deviendra difficile à lire ou à transcrire.

Pour éviter ces inconvénients, j’ai adopté une charte de nommage qui respecte l’ensemble des contraintes des systèmes d’exploitation. En utilisant cette charte pour nommer mes fichiers, je m’assure qu’ils conservent leur nom d’origine même en passant d’un système d’exploitation à un autre.

Dans cette charte, je précise les caractères disponibles pour nommer un fichier :

  • les 26 lettres françaises non accentuées, majuscules et minuscules ;
  • les 10 chiffres ;
  • _’ dit souligné (ou underscore en anglais, ou encore tiret du 8 en langage dactylo) ; j’utilise systématiquement ce caractère pour remplacer une espace ;
  • ’ dit tiret ou tiret du 6 ; j’utilise systématiquement ce caractère pour remplacer la préposition ‘de’ (explicite ou implicite) dans une expression.

J’exclus tous les autres caractères.

3. Principes de nommage

Ma charte de nommage précise les principes à suivre pour construire un nom de fichier.

3.1 Intégrer la date en début d’intitulé

À l’expérience, il est très confortable d’inclure la date associée au fichier dans sa désignation.

Pour les fichiers historiques, c’est impératif. Je la mets sous la forme AAMMJJ ; la liste alphabétique des fichiers d’un dossier apparaît alors comme une liste chronologique.

Pour les fichiers permanents, ou des fichiers historiques plus attachés à une période qu’à l’événement d’une journée précise, la date peut être de la forme AAAA (année sur 4 chiffres) ou AAAAMM (année sur 4 chiffres suivie du mois sur deux chiffres). En général, j’utilise dans un dossier le même format de date pour tous ses fichiers.

Ces dates sont prises compactées : tous les chiffres se touchent, sans séparateur.

Je pose la date en début d’intitulé parce que cela s’impose pour les fichiers historiques, et par souci d’harmonisation pour les autres fichiers.

3.2 Choisir les caractéristiques à inclure dans le nom

Sauf cas exceptionnel, un nom de fichier sera d’autant plus facile à manipuler qu’il sera court. Il faut donc, pour chaque fichier, trouver le meilleur compromis entre une désignation courte et une désignation explicite. Voici quelques caractéristiques qui peuvent apparaître dans la désignation. Nous verrons plus loin comment déterminer l’ordre dans lequel elles y apparaissent.

Nature du document

Ce qui va sans dire, va mieux en le disant. Si au moment de scanner une facture, il est évident que le fichier concerne une facture, quelques temps plus tard, ce n’est plus du tout évident. Voir FRE dans la désignation apporte alors une sérénité certaine. Préciser la nature d’un document suffit bien souvent à indiquer son contenu.

Personne, groupe, lieu, local, matériel… concerné

Si un fichier concerne une personne, un groupe, un local, un lieu, un matériel, etc. cet élément doit être précisé dans la désignation, éventuellement avec des initiales ou une abréviation, et si possible toujours les mêmes pour le même élément. Si bien souvent, l’arborescence donne cette indication, elle n’est pas superflue dans la désignation car en archives, l’arborescence pourra être simplifiée.

Particularités

Pour les fichiers historiques en particulier, l’intitulé n’a pas à être détaillé : la date, la personne concernée (le fournisseur par exemple pour une facture) peuvent suffire pour des opérations régulières (téléphone, par exemple). En revanche, si pour ce fournisseur, il s’agit d’une facture particulière (mise en service, résiliation), cette particularité sera ajoutée dans la désignation.

3.3 Règles de forme

Seuls les mots significatifs sont posés dans une désignation ; articles et prépositions sont proscrits. Sauf exception guidée par le souci de la compréhension immédiate.

Les mots sont écrits en minuscules. C’est la règle de base. Les noms de personnes, de sociétés, de lieu ont leur initiale en majuscules ; les abréviations sont en majuscules.

3.4 Ordonner les composantes d’une désignation

L’ordre dans lequel vous allez poser les composantes d’une désignation de fichier n’est pas anodin.

On l’a vu pour la date en début de désignation : elle permet un classement immédiat chronologique.

Les particularités, telles que je viens de les définir sont toujours posées en fin de désignation, comme un supplément d’information.

Entre la date et les particularités éventuelles, je classe les composantes dans l’ordre inverse de leur fréquence d’apparition.

Exemple : Entre le nombre de fichiers concernant des factures (nature du document, FRE) et le nombre de fichiers concernant le fournisseur Orange, il est évident que j’aurai beaucoup plus de fichiers facture que de fichiers Orange. Facture est plus fréquent que Orange. Donc pour mes fichiers facture, je composerai leur désignation en posant, dans cet ordre : 1. la date de facture, 2. le nom du fournisseur, 3. le type de document, FRE, et éventuellement 4. Particularités. En procédant de la sorte, si j’ai besoin de chercher toutes les factures d’Orange, il me suffit de balayer la liste des fichiers : si la désignation ne comprend pas Orange après la date, je passe à la suivante sans lire toute la désignation. L’application de cette méthode est particulièrement appréciable dans des dossiers génériques regroupant plusieurs domaines comme Énergies et communication, avec électricité, gaz, eau, téléphone, etc.

3.5 Construire sa propre charte de nommage

Il appartient à chacun de construire sa charte de nommage. J’ai donné la mienne. Chacun fera à sa manière.

Ne craignez pas d’utiliser une norme spécifique pour tel ou tel dossier. Il faut s’adapter aux réalités. Mais dans ce cas, décrivez cette norme dans votre charte de nommage en précisant bien le ou les dossiers concernés par cette exception. Car l’expérience m’enseigne qu’on oublie vite de très bonnes idées.

C’est le cas aussi si vous voulez voir des dossiers apparaître dans un ordre donné. Pour cela, vous allez mettre un numéro d’ordre (de ‘1’ à ‘9’, ou de ‘01’ à ‘99’ suivant le nombre prévisible) en début d’intitulé ; dans ce cas, je préconise aussi de mettre les noms des désignations avec l’initiale en majuscule. Votre dossier sera présenté comme le menu d’un restaurant étoilé !

4. Avantages d’un nommage bien structuré

4.1 Confort visuel

Le fait que des fichiers présentant des similitudes de contenu se présentent avec des désignations analogues est très confortable. Les listes de dossiers ont belle allure. Une sensation d’ordre en ressort.

4.2 Sécurité

Si tous vos fichiers sont nommés en utilisant une méthode éprouvée, vous éliminez le risque d’oublier un fichier dans vos recherches. Ou de prendre un fichier pour un autre ; en pièces jointes à un courriel, cela pourrait faire désordre…

4.3 Universalité

Les fichiers transitent aujourd’hui de plus en plus dans des systèmes d’exploitation différents. Une charte de nommage rigoureuse permet de conserver des désignations stables dans les migrations. Au confort et à la sécurité, s’ajoute alors ici, l’efficacité : plus de risque d’avoir des liens qui ne fonctionnent plus parce que la désignation du fichier a été transformée par le système hôte.

Conclusion

Pour la plupart d’entre nous, il s’agit de faire simple pour aller au plus vite. Ce n’est pas une mauvaise attitude. Dans ce cas, l’important est de respecter une harmonie dans la structure du nom des fichiers et des dossiers. Et s’il paraît à certains difficile de respecter cette harmonie partout, ce qui peut se comprendre, l’important ou le minimum, c’est de respecter une harmonie au sein d’un dossier. Les principes et la méthode exposés ici devraient vous y aider.

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Historique

10/03/2017 : création.

4 réflexions au sujet de « 3.2 Nommer ses dossiers et fichiers »

  1. Vraiment je suis impressionnée par votre méthode de classement et je vais « essayer » de m’y conformer car chez moi c’est plutôt l’anarchie complète.
    Merci de partager gracieusement votre technique

  2. Bonjour,
    Tout d’abord un grand bravo pour ce travail de formalisation qui sait distinguer technique et organisation.
    Quelques remarques personnelles, issues de mon expérience :
    1- comme une arborescence n’est jamais gravée dans le marbre, adopter des règles de nommage par dossier rend difficile toute modification d’arborescence. En effet, il y a peu de valeur ajoutée à modifier des noms de fichier parfois anciens. De ce fait, tous mes noms de fichier débutent par la date au format américain (avec l’année sur 4 chiffres)
    2- pour éviter de trop alourdir le nom du fichier, je préfère en général une architecture qui va du fonctionnel vers l’organique. Ainsi mon répertoire administratif contient-il un répertoire « téléphonie » dans lequel je crée un répertoire daté à chaque fois que j’ouvre un contrat avec un opérateur. Ainsi je suis en mesure de retrouver ce que j’ai fait au titre du contrat passé en 2000 avec l’opérateur X et ce que j’ai fait au titre du contrat passé en 2016 avec ce même opérateur

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